Die Argumente für die Nutzung von Office 365 sind vielfältig. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie mit strukturierter Implementierung noch mehr rausholen.
Kleine und mittelständische Unternehmen wünschen sich beim Investment in IT-Lösungen vor allem, dass sie gleichzeitig performant, skalierbar und zukunftssicher sind. Office 365 von Microsoft ist eine Lösung, die genau diese Ansprüche abdeckt und auch noch eine gewisse Strategie mitbringt, ohne dass sich das Anwenderunternehmen selbst zu große Gedanken machen muss. Dies liegt daran, dass die Lösung alle notwendigen Funktionen immer auf dem neuesten Stand bereitstellt und auch automatisiert für alle notwendigen Updates sorgt. Abgesehen von zahlreichen wertvollen Anwendungen, Lizenzierungs- und Einsatzmöglichkeiten existieren jedoch auch einige Herausforderungen, die sich bei der Einführung ergeben können. Diese sollte gut geplant und strukturiert sein, damit der Wechsel positiv verläuft. Hier erhalten Sie einige wertvolle Tipps dazu.
Erstellen Sie ein Konzept
Bevor Sie in Office 365 Lizenzen investieren sollten Sie ein Roll-out-Konzept aufsetzen. Dieses trifft Aussagen darüber, welche Dienste wann, wie und für welche Verwender bereitgestellt werden. Darüber hinaus sollte es Datenschutzfragestellungen ansprechen. Diese sollten unter anderem definieren, welche Daten nach Office 365 migriert werden.
Stellen Sie den korrekten Lizenzbedarf fest
Das Einführungskonzept gibt vor, welchen grundsätzlichen Lizenzbedarf es gibt. Man sollte jedoch darauf achten, dass nicht unterschiedliche Pläne existieren, denn dann besteht das Risiko einer falschen Lizenzierung. Doch kann eine mögliche Mischung von Lizenzen durchaus zum Vorteil des Anwenders genutzt werden. Know-how oder eine entsprechende Beratung vorausgesetzt. Die Unterstützung durch einen zertifizierten Lizenzberater ist deshalb ab einer gewissen Mitarbeiterzahl sinnvoll. Ratsam ist auch die Betrachtung der Lizenzen im Kontext des Gesamtkonzepts. Dies liegt daran, dass je nach Datenschutzanforderung im Konzept unter Umständen weitere Funktionalitäten wie Conditional Access oder Customer Lockbox notwendig werden.
Legen Sie einen Tenant für Office 365 an
Erworbene Lizenzen werden im Office 365 Tenant aktiviert und Dienste bereitgestellt. Der Tenant ist einfach zu erstellen. Sie müssen jedoch darauf achten, dass sein Name und auch die Region, in der er bereitgestellt wird, nicht mehr geändert werden können.
Richten Sie die Benutzersynchronisation und -authentifizierung ein
Alle Office 365 Lizenzen sind auf individuelle Benutzer bezogen. Daraus folgt, dass ein Anwender zunächst dort angelegt oder dorthin synchronisiert sein muss, damit er überhaupt eine Lizenz bekommen oder einen Dienst nutzen kann. Dies kann mit dem bereits existierenden Benutzerverzeichnis Active Directory erfolgen. Nach diesem Schritt ist die Lizenzzuweisung an der Reihe. Auch die Anmeldung bzw. Authentifizierung des Nutzers ist zusätzlich zur Benutzersynchronisation und Lizenzvergabe notwendig. Das Gesamtkonzept sollte bereits definieren wie die Authentifizierung vorgenommen wird. Je nach Variante kann Azure Active Directory Connect einbezogen und genutzt werden.
Führen Sie die Grundkonfiguration durch
Alle in den gekauften Plänen enthaltenen Dienste und Funktionen stehen nach der Erstellung des Tenants in einer Standardkonfiguration zur Verfügung. Zahlreiche Funktionen sind über die Lizenzzuweisung für die Anwender aktivier- und deaktivierbar. Dies gilt jedoch nicht für Office 365 Groups. Sie stehen allen Verwendern vom Start weg zur Verfügung. Darum ist es zu empfehlen, dass eine Grundkonfiguration aller Dienste durchgeführt wird. Diese sollte auch dokumentiert werden.
Legen Sie ein Backup an
Office 365 stellt viele Archivierungsmöglichkeiten bereit. Leider decken sich die Archivierungsfunktionen nicht unbedingt mit den Bedürfnissen der Anwenderunternehmen. Bei den Archivierungsfunktionen handelt es sich nicht um ein vollständiges Backup. Deshalb sollte im Gesamtkonzept festgelegt sein, ob und in welcher Form dieses notwendig ist.
Mit Office 365 bekommen Nutzer nicht nur Zugriff auf ein attraktives Abo-Modell und moderne Exchange-Funktionen. Sie erhalten auch eine Vielzahl leistungsfähiger Anwendungen, die Unternehmensprozesse nicht nur effektiver gestalten, sondern auch Innovationen innerhalb der Organisation vorantreiben.
Gerne stehen wir Ihnen auch beratend zur Seite, wenn Sie über die Einführung von Office 365 nachdenken. Kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.