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Raus aus der Schatten-IT beim Datenaustausch

 

Mitarbeiter nutzen Dropbox und Co vor allem, weil sie es kennen und weil sie ihren Job gut machen wollen. Dabei gibt es passende Alternativen für Unternehmen, die sicher, compliant und praktisch sind.

Sicherer Datenaustausch ist heute eines der großen Themen im Unternehmensalltag. Im Zuge der Digitalisierung tauschen Organisationen heute deutlich mehr Informationen aus als in der Vergangenheit. Ihr Geschäftsmodell basiert zudem zu großen Teilen auf Assets, die ausschließlich in Form von Daten vorliegen. Es ist also offensichtlich, dass die Mitarbeiter auf Lösungen zum Datenaustausch zurückgreifen müssen, die leistungsfähig und flexibel, zeitgleich aber auch sicher sein müssen. Eine solche Anwendung ist den Kollegen aus dem privaten Umfeld auch bekannt und vertraut – sie nennt sich Dropbox. Nun ist jedoch leider nicht jedes liebgewonnene Tool aus dem Privatbereich für geschäftliche Nutzung geeignet. In Europa stellt die Datenschutzgrundverordnung seit Mai 2018 sehr hohe Anforderungen an Datensicherheit. Diese werden mit dem zukünftigen Geheimnisschutz-Gesetz noch ausgeweitet. Experten wissen schon lange, dass man solche Formen von Schatten-IT nur mit Lösungen entgegenwirken kann, die einfach handhabbar sind und gleichzeitig ihren Zweck erfüllen. Man sollte sich im Klaren darüber sein, dass die Mitarbeiter nicht böswillig handeln, wenn sie ihre privaten Tools ins Unternehmen bringen. Sie wollen ihren Job gut machen. Das können sie jedoch auch mit professionellen Anwendungen, die von der IT bereitgestellt werden.

datenaustausch

Den richtigen Anbieter finden

Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie sich detailliert über die Zertifizierungen erkundigen. Dazu gehört auch, wie die Software entwickelt wurde. Eine saubere Entwicklung verhindert und erkennt Fehler. So können erst gar keine Lücken im Code entstehen. Darum ist es auch angebracht zu erörtern, wie Prozesse rund um die Behebung von möglichen Sicherheitsproblemen aufgesetzt sind. Verschlüsselung ist auch ein relevantes Thema, denn gerade sie wird von Hackern gegebenenfalls attackiert oder umgangen. Mangelhafte Entwicklungspraktiken und unzureichende Sicherheitsüberprüfungen können aber nicht einmal durch eine gut ausgearbeitete Verschlüsselung ersetzt werden. Es wird deutlich, dass sich Unternehmen von freien Cloud-Diensten und veralteten Technologien trennen müssen. Als Alternative kommen nur speziell für Unternehmen entwickelte Lösungen in Frage, die sicher sind und sich in bestehende Anwendungen und Prozesse integrieren lassen.

Erst Anforderungen klären, dann Lösungen suchen

Zur Definition der richtigen Lösung müssen Sie einen genauen Blick auf den eigenen Datenverkehr werfen und sich einige Fragen stellen:

  • Welche Datenmenge muss jeden Tag verarbeitet werden?

  • Auf welche Art ist der Datenaustausch organisiert? Geht es kostengünstiger bzw. schneller und sicherer?

  • Welche rechtlichen Anforderungen müssen Sie erfüllen?

  • Welche sicherheitstechnischen Herausforderungen gibt es?

  • Wie lassen sich diese Sicherheitsrisiken entschärfen?

Zudem müssen Sie sich selbst fragen, ob der Anbieter mit Ihnen wachsen kann. Bei sich stetig verändernden Anforderungen benötigen Sie eine Lösung, die sich an Ihre Bedürfnisse anpasst und mit dem Stand der Technologie weiterentwickelt wird. Wenn Sie eines Tages mit Ihren Daten umziehen möchten oder auch nur den Anbieter wechseln, dann sollte dies ohne weiteres möglich sein und auch Ihre Metadaten umfassen.

Gerne berät Sie top.media, wie sich eine solche File-Sharing-Umgebung leistungsfähig und sicher aufbauen lässt. Kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.


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