9 Schritte auf dem Weg zu Office 365

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Die Umstellung auf eine Abo-basierte Office-Suite hat viele Vorteile und bringt Ihre Prozesse nach vorne. Jedoch ist die Migration nicht so leicht, wie man vielleicht denkt.

Es kann durchaus sein, dass Sie die Umstellung auf Office 365 schon seit Monaten geplant haben. Dann kam Covid-19 dazwischen und hat Ihnen einen Strich durch die Rechnung gemacht. Ihr Unternehmen muss dieses Migrationsprojekt möglicherweise beschleunigen. Unabhängig davon, ob Sie vollständig auf Office 365 Cloud umzusteigen oder eine Hybridlösung implementieren möchten: eine Migration ist kompliziert! Daher sollten Sie sich nicht darauf einlassen, ohne sich zumindest mit den Hinweisen der nachstehenden Checkliste befasst zu haben.

Office 365

1. Holen Sie alle relevanten Mitarbeiter an Bord

Identifizieren Sie alle Teammitglieder, die an dem Projekt beteiligt sein werden, und planen Sie ein Kickoff-Meeting. Definieren Sie in dessen Rahmen den Projektumfang und -zeitplan sowie die Erfolgskriterien. Klären und kommunizieren Sie die Verantwortlichkeiten, damit alle BeteilIgten wissen, worin Ihre Pflicht besteht.

2. Erfassen Sie die vorhandene IT-Umgebung

Nehmen Sie sich die Zeit, Daten, Fakten und Zahlen über Ihre bestehende IT-Umgebung zu sammeln. Dies dient dazu, eine aktuelle Momentaufnahme der von Ihrem Unternehmen implementierten Technologielösungen zu erstellen und wichtige Aspekte zu berücksichtigen. Dazu gehören:

·       Server und Komponenten

·       Netzwerkarchitektur, Bandbreite und DNS

·       Authentifizierungslösungen und Sicherheitsmerkmale

·       Active-Directories und Mail-Routing

·       Hardware und Software

·       Mail und andere Client-Anwendungen

3. Erstellen Sie ein Inventar von dem, was Sie benötigen werden

Ermitteln Sie den Bedarf für Ihre Arbeit. Das heißt:

·       Wie viele Benutzerkonten (Anmeldenamen, E-Mail-Adressen) und wie viele Postfächer (einschließlich gemeinsam genutzter Postfächer und Konferenzräume) werden Sie benötigen?

·       Welche Anwendung müssen Sie für die Arbeit mit Office 365 konfigurieren (Mail-fähige Anwendungen, Workflow, CRM usw.)?

·       Welche Client-Versionen und Konfigurationen werden notwendig sein (Browser, Betriebssysteme, Büroanwendungen, mobile Versionen usw.)?

4. Beheben Sie potenzielle Blockaden

Dies bezieht sich auf die Vorbereitung Ihrer Mailboxen, Daten und Anwendungen für die Migration, die Bewertung Ihrer Netzwerkleistung sowie die Planung von Schulungsprogrammen für Endbenutzer.

5. Erstellen Sie einen Mailbox-Migrationsplan

Dies ist für eine reibungslose Migration unerlässlich. Identifizieren Sie die Größe der Postfächer und die Anzahl der darin enthaltenen Elemente, die Sie zu Office 365 migrieren möchten. Postfachgröße und Anzahl der Elemente sowie die verfügbare Netzwerkbandbreite wirken sich auf Ihre Migrationsgeschwindigkeit aus. Können Sie dies selbst erledigen oder benötigen Sie Unterstützung? Stellen Sie fest, ob Sie ein E-Mail-Migrations-Toolset eines Drittanbieters kaufen oder das eigene Team mit der Durchführung beauftragen wollen.

6. Machen Sie einen Plan für die Migration der Inhalte

Entscheiden Sie, welche Dateien, Ordner oder andere vorhandene geschäftsbezogene Inhalte von Ihrer lokalen Umgebung in Office 365 verschoben werden müssen. Falls Sie planen, Office-Vorlagen zu migrieren, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass ein Upgrade Ihres Office-Clients möglicherweise zu Änderungen des Dateiformats und infolgedessen zu Problemen führen kann. Dies geschieht dann, wenn Sie versuchen, integrierte Makros in einer Vorlage zu starten.

7. Suchen Sie Ihre mobilen Plattformen aus

Dies ist äußerst wichtig, da Ihre Mitarbeiter ggf. bereits von zu Hause aus arbeiten. Sie müssen also den mobilen Zugang festlegen, den Sie ihnen gewähren wollen. Planen Sie alle erforderlichen Änderungen an den von Ihrem Unternehmen verwendeten mobilen Plattformen mit dem Umzug zu Office 365 ein. Mit Microsoft Exchange ActiveSync können Mitarbeiter beispielsweise ihre mobilen Geräte mit ihren Exchange-Online-Postfächern synchronisieren.

8. Definieren Sie Ihre Kommunikationsstrategie

Dies wird der zentrale Schlüssel sein, um die Akzeptanz der Benutzer zu erreichen. Planen Sie Benachrichtigungen an die Mitarbeiter, um sie darüber zu informieren, wann sie beginnen können mit Office 365 zu arbeiten. Geben Sie ihnen darüber hinaus klare Anweisungen, was sie tun müssen, um reibungslos in die Cloud-Umgebung zu wechseln.

9. Richten Sie ein Pilotkonto für Office 365 ein

Dies ist die letzte Aufgabe bei der Planung der Office-365-Migration. Richten Sie Ihr Office-365-Konto ein. Besorgen Sie sich ein Office-365-Abonnement und eine Office-365-Lizenz. Überprüfen Sie Domänennamen. Konfigurieren Sie Sicherheitsberechtigungen, Anwendungen zur Verwendung, Verzeichnissynchronisierung für Office 365 (optional) und die Einzelanmeldung (optional). Führen Sie abschließend eine Testmigration durch.

Dies sind die wichtigsten Sachverhalte, die vor der Migration zu Office 365 zu beachten sind. Erscheint sie Ihnen wesentlich komplexer als gedacht? Ja, das ist sie! Wenn Sie diese sehr technischen und komplexen Schritte nicht selbst vollziehen möchten, können Sie sich für einen zuverlässigen Dienstleister wie top.media entscheiden. Wir werden Sie gerne bei der Migration Ihrer Umgebung unterstützen. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

 
 
 
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