Office 365 Migration: die Mitarbeiter richtig mitnehmen

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Der Erfolg einer Anwendungsmigration ist nicht nur technischer Natur. Nur wer seine Mitarbeiter von den Vorteilen überzeugt, wird langfristig profitieren.

Der Erfolg einer Migration hin zu Office 365 hängt im Wesentlichen von der Kommunikation gegenüber den Mitarbeitern ab. Fühlen sich diese gut informiert und abgeholt, dann sind sie viel eher bereit den neuen Ansätzen zu folgen und die erweiterten Möglichkeiten auszuschöpfen. Von einem Wechsel eines E-Mail-Postfachs von einem unternehmenseigenen Exchange Server zu Exchange Online bekommen die Mitarbeiter im Normalfall so gut wie nichts mit. Wollen Sie jedoch künftig weitere Office 365 Funktionen wie OneDrive for Business, Office 365 Groups oder Teams nutzen, dann muss der Mehrwert für das Tagesgeschäft für die Anwender aufgezeigt und erläutert werden. Deshalb ist es bei allen Office 365 Projekten in Ihrem Interesse, dass Sie die Kollegen an der Neueinführung beteiligen. Dies kann unter anderem im Rahmen von Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen oder auch durch den Einsatz von Multiplikatoren geschehen. Werden solche Maßnahmen weggelassen, dann laufen Sie Gefahr, dass die neuen Office 365 Optionen gar nicht oder nur von einem kleinen Teil der Anwender genutzt werden. Sie werden dann sehen, dass sich die Investitionen in Office 365 für Ihr Unternehmen nicht wie gewünscht rentieren werden.

office 365 migration

Kommunizieren Sie den Nutzen für den Einzelnen!

Das wichtigste bei der Einführung einer neuen Software ist die Kommunikation des Nutzens. Und das möglichst für jede Zielgruppe im Unternehmen individuell. Das bedeutet auch, dass das Produkt und seine Eigenschaften in den Hintergrund treten und der Mehrwert für jeden einzelnen herausgearbeitet werden muss. Erklären Sie ruhig ausführlich, wie Termine in Zukunft mit Outlook deutlich einfacher abgestimmt werden können, wie viel effizienter der Datenaustausch mit Kollegen und Externen durch OneDrive sowie SharePoint wird und wie viel mehr Spaß die Entwicklung neuer Ideen mit Teams macht. Darüber hinaus entfallen Dienstreisen häufiger, wenn sie künftig Konferenzen über Skype for Business abhalten können.

Man fragt sich manchmal, warum die Vermittlung manchen scheinbar spielerisch leicht gelingt und andere sich so stark abmühen müssen. Warum verwenden Menschen im privaten Umfeld Amazon, Google, WhatsApp, YouTube und Facebook vollkommen freiwillig und ohne Druck? Können Sie sich erinnern, dass Ihnen WhatsApp jemals Kaffeetassen zur Einführung zugesendet hat? Oder haben Sie Straßenschilder mit Werbung von Facebook gesehen? Diese Produkte sind deshalb erfolgreich, weil sie einen klar erkennbaren Nutzen haben.

Wissenslücken verderben den Spaß am Neuen

Hemmnisse bei der Nutzung resultieren häufig aus fehlendem Wissen, fehlender Zeit und fehlender Zustimmung. Fehlendem Wissen lässt sich mit Schulungen entgegen wirken. Auch Best Practices aus anderen Organisationen sind hilfreich, um ein Gefühl für die Nutzung zu vermitteln. Beantworten Sie folgende Fragen, um die Wissenslücken zu beseitigen:

  • Wo liegen die Wissensdefizite genau und welches Know-how muss vermittelt werden, damit die Anwender Office 365 effizient einsetzen können?

  • Mit welchen Zielgruppen im Unternehmen habe ich es zu tun und welche individuellen Anforderungen haben diese?

  • Wann ist der richtige Zeitpunkt, um die Schulungen umzusetzen? Dies kann nämlich vor, während oder nach der Migration geschehen.

  • Wird es eine Vorab-Testumgebung geben?

  • Wer kommt als Coach infrage? Sind interne Ressourcen nutzbar oder muss ein Externer engagiert werden?

  • Mit welcher Schulungsform soll das Know-how vermittelt werden? In Frage kommen Präsenztrainings, virtuelle Klassenzimmer, eLearning-Lösungen, Videos und vieles mehr.

  • Ist es notwendig Dokumentationen, Skripte oder andere Lernmaterialien im Vorfeld zu erstellen?

  • Werden Sie die Trainingssessions für Ihre Mitarbeiter als Video oder auch als Webinar anbieten?

  • Ist vorgesehen, dass Sie Interviews mit Personen durchführen, die das Thema als Influencer vorantreiben?

  • Wer steht den Anwendern nach der Schulung als Hilfe und Support zur Verfügung?

  • Wird es Power User geben, die als Vorbild dienen und Fragen beantworten können?

Sind diese Fragen erst einmal beantwortet können Sie einen Schulungsplan zur Umsetzung erstellen. Gegebenenfalls können Sie sich auch an professionelle Anbieter wenden, die solche Maßnahmen effizient für Sie durchführen. Gerne stehen wir Ihnen auch hier beratend zur Seite. Kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.