Letzte Woche ging es um das Warum, also den Grund, wieso eine Entscheidung getroffen wird. Dabei haben wir festgestellt, dass das Warum für eine Entscheidung oft wichtiger ist als die Entscheidung selbst.
Stell Dir vor, ein Kollege fragt Dich: Warum haben wir damals diesen Lieferanten genommen und nicht den günstigeren?
Du weißt, dass es einen guten Grund gab. Du kommst nur nicht mehr drauf.
Genau das ist das Problem. Der Grund entsteht im Gespräch, im Meeting, am Telefon, zwischen Tür und Angel. Und dort geht er auch wieder verloren.
Im Protokoll steht am Ende, was beschlossen wurde. Das Warum dahinter ist häufig nach einer Woche weg.
Das ändert sich gerade und zwar als struktureller Wandel.
Das Aufzeichnen von Meetings ist bei vielen zum Normalfall geworden, leise und ungefragt. Bleibt nur die Frage, was Du daraus machst.
Patrick Lenz ist Inhaber von top.media, Innovationstreiber & Wissensvermittler.
Unsere heutigen Themen:
Die wenigsten haben aktiv beschlossen, dass jetzt alles aufgezeichnet wird. Irgendwie ist das einfach so passiert. Du gehst in ein Online-Meeting und musst Dir nichts mehr aufschreiben.
Denn eine KI läuft mit, macht ein Transkript und schickt Dir im besten Fall die Zusammenfassung mit den Aufgaben.
Die Investmentfirma Andreessen Horowitz hat dazu einen Essay geschrieben, „Everything is Recorded Now". Der wichtigste Gedanke daraus: Dieser Wandel lässt sich nicht mehr rückgängig machen.
Niemand stellt den Zustand wieder her, in dem in Meetings nichts mitläuft. Währenddessen stumpfst Du dafür ab, genau wie beim Cookie-Banner. Zoom, Google, Teams, alle blenden den Hinweis ein und Du klickst ihn weg.
Bisher kennst Du das vor allem aus Online-Meetings. Doch es wandert gerade sogar in den physischen Raum. Ans Telefon, in die Gespräche vor Ort, zwischen Tür und Angel.
Dafür teste ich gerade Plaud, ein kleines Aufnahmegerät fürs Handy. Es kann nämlich auch Gespräche vor Ort und am Telefon aufzeichnen, sobald Du es aktivierst.
Ich nutze das Gadget erst seit Kurzem und kann deswegen noch keine klare Empfehlung aussprechen. Bisher bin ich aber zufrieden.
Magisch ist es jedoch nicht, im Kern landet einfach eine Audiodatei bei einer KI, die die Aufzeichnung transkribiert und zusammenfasst. Der Wert liegt in der Reibungsarmut. Ein Knopf und es läuft.
Bevor das jetzt nach heimlicher Überwachung klingt: Datenschutzkonformes Aufzeichnen ist eine Frage des Wie und kein Grund, es zu lassen. Wer vorher informiert, die Zustimmung aller einholt und alles DSGVO-konform verwahrt, ist abgesichert.
Klar, erst fühlt sich das komisch an. Doch daran gewöhnst Du Dich, wie an alles davor. Und warum es so schnell normal wird, hat einen einfachen Grund.
Zum ersten Mal geht nichts mehr verloren. Statt drei dürren Stichpunkten im Protokoll bleibt am Ende alles festgehalten, was besprochen wurde.
Der eigentliche Wert steckt nicht im schöneren Protokoll. Er steckt darin, dass aus totem Text ein Gesprächspartner wird.
Dafür gibst Du die Mitschriften Deiner Meetings einer KI und lässt sie auswerten. Was das bedeutet, schauen wir uns jetzt an.
Das setzt voraus, dass Du überhaupt mit einer guten KI arbeitest. Im Mittelstand ist das ja noch kein Standard.
Und genau da beginnt der Hebel. Denn von da an kennt die KI den Kontext und die Unternehmenskultur. Also alles, was besprochen, entschieden und begründet wurde, quer über alle Termine.
Damit kannst Du Deine eigene Firma befragen, wie einen Kollegen, der in jedem Meeting saß.
Die Antworten liegen nicht mehr in einzelnen Köpfen. Sie sind abrufbar. Und damit schließt sich der Kreis zur Einleitung:
Die Begründung hinter einer Entscheidung entsteht im Gespräch. Bisher war sie nach dem Meeting verloren. Jetzt bleibt sie und Du kannst jederzeit nachsehen, was damals den Ausschlag gab.
Für Dein Team heißt das: Sie ziehen sich die Antworten selbst, statt in Köpfen und alten Mails zu suchen.
Für Dich als Chef heißt es: Du musst nicht in jedem Termin sitzen. Die KI fasst zusammen und meldet Dir das Wichtige. Eine falsche Richtung früh zu bemerken kostet wenig. Sie ein halbes Jahr später zu korrigieren kostet ein Vielfaches.
Und der wertvollste Kontext ist selten der Beschluss selbst. Es ist die Nuance im Kundengespräch, das eigentliche Argument in der Besprechung, der beiläufige Satz, der ein Projekt still in eine andere Richtung kippt. Genau das wird jetzt greifbarer.
Und es bleibt nicht mehr bei den wenigen, die im Termin saßen. Denn in jedem Betrieb sind Mitarbeiter, Azubis oder ganze Teams bei vielen Entscheidungen nicht dabei.
Oft aus gutem Grund, weil nicht jeder in jedem Termin sitzen muss und kann. Doch viele kleinere Informationen und Entscheidungen sind für sie durchaus relevant und interessant. Gerade wenn alle in dieselbe Richtung ziehen und das Ganze verstehen sollen.
Was oben besprochen wird, kommt unten nicht an, genauso umgekehrt. Ein abfragbares Gedächtnis schließt diese Lücke.
Die Info hängt dann nicht mehr daran, ob jemand sie zufällig weitergibt. Jeder kann sie sich selbst holen. Und das Wichtige lässt sich automatisch als kurze Zusammenfassung an alle verteilen.
Wenn in Deinem Unternehmen viel geredet und wenig geschrieben wird, ist das hier kein nettes Extra. Es ist einer Deiner größten Hebel. Wer wartet, verliert Vorsprung.
Dein abfragbares Gedächtnis ist nur so gut wie das, was hineinwandert. Fütterst Du es mit chaotischen, ergebnislosen Meetings, lernt die KI genau diesen Murks. Müll rein, Müll raus.
Und das fängt schon bei der Anwesenheit an. Mich stört zum Beispiel eine Sache: Ich sitze im Beirat eines Lieferanten, Quartalsmeeting.
Die letzten Male fehlte ein Drittel der Teilnehmer, aber ihr Notetaker lief mit. Das ist das falsche Signal. Aufzeichnen als Gedächtnis: ja. Als Ausrede fürs Wegbleiben: nein.
Der Bot ersetzt Deinen Beitrag nicht. Sofern Du im Termin überhaupt einen leistest. Sonst ist die logische Konsequenz: „Das Meeting hätte eine E-Mail sein können."
Der wichtigste Hebel sitzt im Meeting-Ablauf selbst. In einem guten Termin wird laut gedacht. Pläne werden umgeworfen, Ideen verworfen, Richtungen gedreht. Das ist gut so.
Diese Gedanken sollen sogar im Gedächtnis bleiben, denn sie tragen das Warum. Sie zeigen, wie zu einer Entscheidung gekommen wurde.
Doch dann ziehst Du einen klaren Schlussstrich. Sag deutlich, was davon nur lautes Denken war. Und sag genauso klar, was wirklich entschieden ist.
Außerdem kann Dir die KI dabei helfen. Und zwar schon im Termin. Microsofts Copilot kann zum Beispiel live im Termin mitdenken. Es merkt, wenn ein Punkt nur kurz angerissen, aber nie zu Ende gebracht wurde und hakt nach.
Welche Frage stand im Raum und bekam keine Antwort? Was wurde andiskutiert, aber nie entschieden? So wird aus dem stillen Mitschreiber ein Wächter, der Dich schon im Termin auf Kurs hält und dafür sorgt, dass nichts unter den Tisch fällt.
Das wirkt doppelt. Die KI kann das Denken von der Entscheidung trennen. Und genauso wichtig: Jeder, der im Termin saß, geht mit demselben Verständnis raus.
Das Protokoll sorgt dann zum Abschluss dafür, dass aus „das haben wir besprochen" ein „das ist der nächste Schritt" wird. Das gilt intern wie extern. Das lieferst Du, das liefere ich.
Deswegen behandle Deine Meetings bewusst:
Genau das unterscheidet ein Meeting, das verpufft und im Kern nur Arbeitszeitbetrug ist, von einem, das Dich und das Unternehmen wirklich voranbringt.
Das war der Shortcut für diese Woche!
Bei den meisten läuft längst eine Aufzeichnung mit. Nur ungeordnet und so liegt der Wert dahinter brach. Bei anderen läuft noch gar nichts. Die verschenken das Potenzial ganz.
Die Frage ist in beiden Fällen dieselbe. Setzt Du das System bewusst auf oder überlässt Du es dem Zufall?
Bis nächsten Donnerstag,
Patrick & das top.media Team
Aber ein Hinweis: Wer diesen Beitrag hier liest, ist mindestens eine Woche zu spät dran. Denn der Shortcut erscheint jeden Donnerstag um 10 Uhr per E-Mail in Dein Postfach. Hier auf der Website wird er erst eine Woche zeitversetzt veröffentlicht. Wenn Du in Zukunft zu den Ersten gehören willst und immer die aktuellsten News erfahren willst, trag Dich unten ein.
Mach aus Deinen Meetings ein Gedächtnis, das arbeitet
Wir helfen Dir, Deine Meetings datenschutzkonform aufzuzeichnen, das Besprochene sauber auszuwerten und die Aufgaben verbindlich zu verteilen. Im Gespräch schauen wir, wo bei Dir der größte Hebel liegt.
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