Frist verschoben? Schon lehnt sich jeder zurück.
Unser ERP System habe ich vor über 20 Jahren ausgesucht. Damals mit der Brille von 2003, mit dem, was wir damals eben gebraucht haben.
Seitdem haben wir es Schritt für Schritt weiterentwickelt. Vieles haben wir abgelöst und aktualisiert, sobald es eine bessere Alternative gab. Andere Bereiche, wie das Rechnungs- und Mahnwesen, das Bestellwesen und die Lagerführung laufen bis heute über das System.
Schlicht, weil es für genau diese Aufgaben aus Kosten-Nutzen-Sicht weiterhin die beste Wahl ist. Solche Entscheidungen treffen wir bewusst, immer wieder. Und manchmal ist die richtige Antwort eben: weiterlaufen lassen. Bis ein neuer Grund auf den Tisch kommt.
Genau das passiert gerade: Ab 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch versenden können. Empfangen war schon Pflicht. Versenden kommt jetzt dazu.
Und damit landet auf dem Tisch vieler Geschäftsführer die Frage, ob ihr gewachsenes ERP das überhaupt kann oder nicht. Ein Anlass kommt um die Ecke und zwingt Dich, ein altes System zu hinterfragen.
Genau dieser Moment zieht sich durch die heutige Ausgabe. Bei der E-Rechnung kannst Du nicht ausweichen, es ist Pflicht. Beim nächsten Thema glaubt gerade jeder, er könne ausweichen.
Die Frage ist nie, ob so ein Anlass kommt. Die Frage ist, was Du daraus machst. Eine Chance? Oder einen Grund, weiter nichts zu tun?
Patrick Lenz ist Inhaber von top.media, Innovationstreiber & Wissensvermittler.
Unsere heutigen Themen
- Der AI Act wird vielleicht verschoben, und schon verlässt sich jeder drauf
- „Wir verwalten Euren alten Sch**ß" ist kein Geschäftsmodell
- Bevor Du die nächste Oase leersäufst
1. Der AI Act wird vielleicht verschoben, und schon verlässt sich jeder drauf
Du hast es vielleicht mitbekommen. Einige Regeln des EU AI Act sollen nach hinten rutschen. Hochrisiko-KI erst Ende 2027, in Produkte eingebaute KI sogar erst 2028. Geplant war der Start für diesen August.
Klingt nach Entwarnung. Und genau da fängt ein Problem an. Denn es lehnt sich jeder direkt zurück mit dem Gedanken, ist ja noch nicht wichtig.
Dabei ist die Verschiebung bisher nur eine vorläufige politische Einigung. Und verschoben ist nicht abgeschafft.
Dass der Aufschub überhaupt kommt, hat einen nachvollziehbaren Grund. Denn die Wirtschaft braucht Vorbereitungszeit und vor allem geht es um Wettbewerbsfähigkeit gegenüber den USA und Asien.
Was heißt das jetzt konkret für Dich? Verlass Dich nicht auf den Aufschub. Schau erstmal nach, ob und wie Dich der AI Act überhaupt betrifft.
Das Hochrisiko-Thema aus dem Regelwerk wird vermutlich die wenigsten von uns treffen. Dabei geht es um Dinge wie per KI automatisierte Bewerbervorauswahl, Kreditentscheidungen oder biometrische Überwachung.
Was Dich aus dem Gesetz eher betrifft, ist die Kennzeichnungspflicht. Und die bleibt beim August 2026.
Das bedeutet zum Beispiel:
- Wenn Du einen KI-Chatbot nutzt, muss er offenlegen, dass er eine KI ist.
- Wenn Du KI-Texte veröffentlichst, die die Öffentlichkeit zu Themen wie Politik, Gesundheit oder Wirtschaft informieren, musst Du sie kennzeichnen, sobald kein Mensch sie freigegeben hat. Schaut bei Euch jemand drüber und verantwortet den Text, bist Du raus.
- Wenn Du KI-Bilder nutzt, musst Du Bilder, die täuschend echt aussehen, kennzeichnen. Eine offensichtlich generierte Grafik oder Illustration nicht.
Abmahnkanzleien warten mit Sicherheit nur darauf, dass die Pflicht greift. Sobald sie in Kraft tritt, wird sie zur nächsten Goldgrube.
Wer nicht ordnungsgemäß vorbereitet ist, könnte bald teure Post im Briefkasten haben, bevor er die Regel überhaupt verstanden hat.
Wo Du selbst stehst, kannst Du in ein paar Minuten hier prüfen. Schau, was für Dich wirklich gilt, statt der Schlagzeile zu glauben.
2. „Wir verwalten Euren alten Sch**ß" ist kein Geschäftsmodell
Es gibt da draußen IT-Dienstleister, deren ganzes Mantra lautet: verwalten. Bloß nichts ändern. Wir kümmern uns, dass alles weiterläuft, und sonst lassen wir Dich in Ruhe.
Ich will die gar nicht in die Pfanne hauen. Das eigentlich Bittere ist nämlich: Manche Kunden suchen sich genau so jemanden bewusst aus.
Weil sie nicht ständig hören wollen „wir müssen da was ändern". Der Verwalter ist bequemer als der, der optimiert. Nur entwickelt sich so eben niemand weiter. Und das ist unternehmerisch keine kluge Wahl.
Ein Beispiel, das gerade aktuell wird: Im Januar läuft der Support für Windows Server 2016 aus. Und bei vielen läuft dieser Server noch irgendwo im Unternehmen.
Vor 10 Jahren installiert und seitdem tut er brav seinen Dienst. Doch damals hat noch keiner über KI nachgedacht oder gesprochen.
Der alte Server funktioniert. Allerdings dreht sich die Welt drumherum weiter und es droht, dass Du den Anschluss verlierst.
Konkret heißt das zwei Dinge:
Du bekommst auf dem alten Server keine Sicherheitsupdates mehr, während gleichzeitig die Angriffe schlauer werden. Es gibt mittlerweile KI, die Hacking quasi als Service anbietet. Wer auf einem 10 Jahre alten System sitzt, wird also zur leichten Beute.
Und Du wirst von neuen Möglichkeiten abgeschnitten. Moderne Software lässt sich an alte Systeme nicht mehr anbinden.
An die Daten in Deinem Altsystem kommst Du heute kaum noch ran, geschweige denn, dass Du sie sinnvoll nutzen könntest.
Wenn alle anderen mit ihren Daten experimentieren und Mehrwert ziehen, sitzt Du auf einem Tresor, den Du selbst nicht mehr effizient öffnen kannst. Das ist am falschen Ende gespart.
Wenn Deine Basis Dich gleichzeitig angreifbar macht und vom Neuen abschneidet, ist Modernisierung kein Luxus. Sie gehört zu den Kosten des Geschäftsbetriebs.
Was Du als erstes tun kannst:
Mach Dir eine Liste mit den drei oder vier Kernsystemen in Deinem Unternehmen, dem Server, dem ERP, der Branchensoftware.
Und schreib daneben, wann der Hersteller-Support jeweils ausläuft. So siehst Du auf einen Blick, wo Handlungsbedarf naht.
Diese Information kannst Du Dir einfach zusammensuchen, sie steht beim Hersteller auf der Website. Und wenn dabei Systeme auftauchen, deren Support in den nächsten Monaten endet, ohne dass Dein Dienstleister Dich darauf bereits angesprochen hat, dann weißt Du genug.
Ein guter IT-Partner kommt mit so etwas auf Dich zu, Monate bevor es brennt. Wer wartet, bis Du fragst, verwaltet nicht Deine IT. Er verwaltet Deinen Stillstand.
3. Bevor Du die nächste Oase leersäufst
Sagen wir, Du hast jetzt so ein altes System identifiziert. Den Server, das ERP, die Branchensoftware. Was machst Du damit?
Die billige Reaktion ist: schnell ein neueres Betriebssystem drunter, ein Server 2019 oder 2022, fertig. Du gewinnst ein paar Jahre.
Aber 2019 läuft 2029 auch wieder aus, und dann stehst Du genau hier wieder.
Das ist, als würdest Du Dich durch die Wüste zur nächsten Oase schleppen, sie leersaufen und dann von vorne anfangen.
Die bessere Frage, wenn so ein Zwangsanlass kommt, ist eine andere: Was ist eigentlich die Zukunft dieses Systems?
- Soll der Server weiter bei Dir vor Ort stehen, oder gehört er in ein Rechenzentrum?
- Soll die Software überhaupt noch selbst betrieben werden, oder gibt es heute ein SaaS-Angebot, bei dem sich der Hersteller um Updates und Sicherheit kümmert?
- Und sitzt Du vielleicht im Lock-in bei einem Anbieter, von dem Du vor 10 Jahren abhängig wurdest, obwohl es längst bessere Alternativen am Markt gibt?
Bevor Du irgendeinen Anbieter fragst, sollte aber erstmal Vorarbeit von Dir selber kommen. Ein eigenes Pflichtenheft.
Die wenigsten Unternehmer wissen konkret, welchen Teil ihrer Software sie überhaupt nutzen. Doch darüber muss Klarheit herrschen vor jeder Anbieterauswahl.
Was musst Du können und was kann Dein aktuelles System bereits heute? Die Lücke davon ist Dein Pflichtenheft.
Dass diese Systemoptimierung auch in einem vollen Alltag funktioniert, hat die Kanzlei Bette Westenberger Brink gezeigt. Denn sie haben in der Zeit unserer Zusammenarbeit bereits zweimal ihre Branchensoftware gewechselt.
Erst von den eigenen Servern in die Cloud. Und dann noch einmal den Anbieter gewechselt, weil das Produkt die versprochene Geschwindigkeit und die Features einfach nicht geliefert hat.
Ihr geschäftsführender Partner Christian Faber sagt selbst, dass er nicht der Technologieexperte ist und jemanden braucht, der ihm sagt, wohin sich der Markt entwickelt.
Deswegen ist die Kanzlei bei uns gelandet und genau das ist der Unterschied zum Verwalter, von dem ich oben gesprochen habe. Es geht nicht ums Verwalten dessen, was da ist, sondern um die Frage, wo das Unternehmen hin soll.
Die beiden Wechsel waren Aufwand. Der komplette Dokumentenbestand musste raus aus dem alten und rein ins neue System, verschlüsselt, sauber getrennt nach Mandaten.
Und trotzdem haben sie gesagt: Diese Investition muss sein. Das zeigt: Es geht. Man muss es nur wollen.
Was Du heute konkret machen kannst:
Nimm Dir 30 Minuten und eine leere Tabelle. Mache Dir drei Spalten:
Deine Drei-Spalten-Tabelle
- System (Server, ERP, Branchensoftware, Mailserver, ...)
- Was wir damit machen (welche Prozesse hängen daran, welche Funktionen nutzen wir wirklich)
- Was wir damit machen wollen (E-Rechnung-Versand, Cloud-Zugriff, KI-Anbindung, mobiles Arbeiten, sonstige Wünsche und Szenarien)
In der Differenz zwischen Spalte zwei und drei steht Dein Pflichtenheft. Und damit hast Du eine Grundlage, mit Anbietern oder Deinem Dienstleister auf Augenhöhe zu reden.
Mach das, bevor der nächste Zwangsanlass Dich zur Reaktion zwingt. So kannst Du unternehmerische Entscheidungen treffen, statt alles nur am Leben zu halten.
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