The Shortcut Meine KI wollte, dass ich auf Phishing reinfalle... Wem können wir noch trauen?...
The Shortcut
8 Stunden bezahlt, 4 Stunden gearbeitet – Ist das normal?
Die Formen von Langeweile am Arbeitsplatz. Und wie Du beide nachhaltig löst.
Patrick Lenz
Inhaber von top.media, Innovationstreiber & Wissensvermittler
Letzte Woche war ich beim Arzt. Und weil ich der erste Termin war, war das Wartezimmer noch leer. Dementsprechend war alles relativ entspannt.
Auf jeden Fall wurde ich dann aufgerufen, verschwand im Behandlungsraum, Rezept geholt, Folgetermin vereinbart – die üblichen Geschichten. Keine zehn Minuten später komme ich schon wieder raus.
Inzwischen sitzt im Wartezimmer eine Mutter mit ihrem Kind. Und das Kind dreht komplett durch... Es ist ihm so langweilig, dass es nicht mehr weiß wohin mit sich.
Die beiden können höchstens fünf, zehn Minuten da sein. Aber gefühlt: Weltuntergang.
Und ich denke mir: Das spricht für unsere Gesellschaft 2026. Wir haben das Nichtstun komplett verlernt.
Früher? Da hast Du als Kind mit Stöcken und Steinen MacGyver gespielt. Heute? TikTok. Dauerkonsum. Dauerbeschallung.
Und warum ich sage, dass das für unsere ganze Gesellschaft spricht:
Während Kinder keine fünf Minuten Langeweile mehr ertragen können, sitzt gleichzeitig ein Großteil der Mitarbeiter in Deutschland jeden Tag acht Stunden im Büro... Und arbeitet davon effektiv vielleicht die Hälfte.
Acht Stunden bezahlt. Vier Stunden gearbeitet. Die restliche Zeit: Langeweile. Und das ist OK? Nein. Aber es ist Realität.
Und genau darum geht's heute: Was passiert mit den anderen vier Stunden? Wo versteckt sich da das Potenzial? Und was hat das Ganze mit Robotern zu tun?
Unsere heutigen Themen
Thema 01
Die Kreativitäts-Lücke: Was ist aus der Langeweile geworden?
Früher war Langeweile der Nährboden für Kreativität. Du hattest nichts zu tun? Also hast Du Dir was einfallen lassen. Eine Kugelschreibermine, ein Faden, ein Stein – zack, Nachmittagsprogramm.
Heute erleben wir einen gesellschaftlichen Wandel: Von Creators zu Consumers. Denn Langeweile ist nicht mehr das Signal zu kreieren. Sie ist das Signal zu konsumieren.
Dem Kind ist langweilig → YouTube Kids. Dem Erwachsenen ist langweilig → TikTok. Dem Mitarbeiter ist langweilig → … ja, was eigentlich?
Am Arbeitsplatz haben wir zwei Arten von Langeweile:
Typ 1: Du hast nichts zu tun.
Acht Stunden Anwesenheitspflicht. Vier Stunden effektive Arbeit. Vier Stunden… nichts. Und was passiert mit diesen vier Stunden?
Früher hätte man gesagt: „Nutze die Zeit produktiv. Bilde Dich weiter. Optimiere Prozesse. Sei kreativ.“ Heute? Gewohnheit. Konsum. Däumchen drehen.
Die Leute suchen nicht nach produktiven Dingen, die sie tun könnten. Sie rutschen zurück in ihre Consumer-Gewohnheit. LinkedIn scrollen. Nachrichten lesen. Kaffee holen. Nochmal Kaffee holen.
Warum? Weil wir verlernt haben, Langeweile kreativ zu nutzen.
Was mich dabei auch zum Nachdenken bringt: Die Anwesenheitspflicht selbst. Arbeit in vier Stunden erledigt? Trotzdem müssen die Leute noch vier weitere absitzen.
Es geht rein um die Zeit statt dem Outcome. Aber das ist noch ein weiteres Thema, worum es heute nicht gehen soll.
Typ 2: Du hast Arbeit... aber sie ist genauso langweilig.
Hier ist Dir nicht langweilig, weil Du nichts zu tun hast. Dir ist langweilig, WEIL Du die Arbeit machst. Repetitiv. Nervtötend. Sinnlos.
Ein konkretes Beispiel, das wahrscheinlich jeder kennt: Rechnungseingangsbearbeitung.
Jeden Monat kommen 100-200 Eingangsrechnungen rein. Aus E-Mails. Aus dem Postfach. Von hundert verschiedenen Lieferanten.
Lieferanten-Stammdaten abgleichen. Bestellnummern zuordnen. Kostenstellen buchen. Freigaben einholen. Alles in DATEV eintragen. Und so weiter und so fort...
Daran sitzt dann eine Person mehrere Stunden die Woche. Repetitiv. Immer das Gleiche. Monat für Monat.
Höchstwahrscheinlich hat diese Person auch eine kaufmännische Ausbildung... Und könnte sich auch strategisch um andere Dinge kümmern, die das Unternehmen nach vorne bringen. Aber stattdessen: Rechnungen abtippen.
Das kann doch nicht sein, dass wir Menschen mit Tasks beschäftigen, für die sie eigentlich überqualifiziert sind. Und dazu kommt der Hauptpunkt: Diese Arbeit könnte automatisiert werden.
Auch hier sehen wir den Generationenwandel:
Die jüngeren Mitarbeiter (die, für die KI-Nutzung „second nature“ ist) wollen weder Typ 1 noch Typ 2. Die wollen keine Work-Life-Balance mehr. Die wollen Life-Work-Balance.
Die Erfüllung steht an erster Stelle. Nicht die „Schaffe, schaffe, Häusle baue“-Nummer. Und sie fragen sich zurecht:
„Warum sitze ich hier vier Stunden und tue nichts Produktives?“
„Warum mache ich hier Admin-Zeugs, den eine KI in zehn Minuten erledigen könnte?“
Das Potenzial, das wir heben dürfen:
Typ 1: Die vier Stunden verschwendete Zeit in produktive Zeit umwandeln
Typ 2: Die nervigen Tasks automatisieren. Wir sprechen zu Recht viel von KI. Das meiste davon ist aber weiterhin noch „einfache“ Automation, die „immer das gleiche macht“ anders als KI, die mit viel Varianz und Wahrscheinlichkeit manchmal was komplett anderes liefert.
Und genau bei diesen Automationen versteckt sich die Goldgrube.
Thema 02
Nervige Tasks als Goldmine: Wo Du anfangen solltest
Also gut. Wir haben zwei Typen von Langeweile. Typ 2 (die nervigen, repetitiven Tasks) können wir sofort anpacken. Und genau das machen wir jetzt.
Schritt 1: Mitarbeiter fragen – Was nervt Dich?
Geh zu Deinen Leuten und frag:
• Was macht Dir keinen Spaß?
• Wo hast Du keine Erfüllung?
• Was ist nervig, repetitiv, dämlich?
Nicht jeder wird Dir die Wahrheit sagen. Manche denken: „Wenn ich sage, dass mich das nervt, werde ich wegrationalisiert.“
Aber wenn Du ehrlich fragst und ehrlich zuhörst, wirst Du überrascht sein, was da alles hochkommt. Eine Person in der Buchhaltung könnte dann z.B. sagen: „Das manuelle Ziehen und Sortieren von allen Belegen nervt einfach nur...“
So komisch das klingt, aber je direkter und genervter das Feedback ist, umso besser ist es. Denn da gibt es Optimierungspotenzial.
Schritt 2: Use Cases definieren – Prozess aufschreiben
Ein Tipp: Lass das idealerweise jemanden machen, der den Prozess nicht täglich erledigt. Denn wer was jeden Tag macht, lässt beim Aufschreiben gerne mal Schritte weg. „Ist ja selbstverständlich. Macht man halt so.“
Jemand Unbeteiligtes fragt nach. Sieht Lücken. Merkt, wo was fehlt. Eine simple Checkliste des Prozesses reicht.
Vereinfachtes Beispiel: Rechnungseingangsbearbeitung
1. Rechnungen aus E-Mails und Postfach sammeln
2. Rechnungen scannen und digitalisieren
3. Lieferanten-Stammdaten abgleichen (neue Kontoverbindung?)
4. Bestellnummern zuordnen (Wareneingang geprüft?)
5. Kostenstellen und Konten buchen
6. Freigaben einholen (Abteilungsleiter, Geschäftsführung)
7. Alles in DATEV/Buchhaltungssoftware eintragen
8. Zahlläufe vorbereiten und freigeben
Acht Schritte (in der Realität noch wesentlich mehr). Davon sind mindestens sechs automatisierbar. Aber: Das realisierst Du oft erst, wenn Du es klar aufgeschrieben hast.
Schritt 3: KI als Sparring-Partner nutzen – Der konkrete Prompt
Jetzt kommt der Clou. Du musst das nicht alleine lösen. Geh zu Claude (oder Copilot oder ChatGPT oder Gemini, ... ist eigentlich egal) und mach ein Sparring.
Nutze für die KI z.B. folgenden Prompt:
Hier ist mein Prozess: [Prozess einfügen und beschreiben]
Fragen:
- Habe ich einen wichtigen Schritt vergessen?
- Sind alle Schritte sinnvoll oder ist etwas überflüssig?
- Wo gibt es Medienbrüche (z.B. PDF → manuell → Excel)?
- Welche Schritte könnte ich automatisieren (lassen)?
- Welche Tools oder Software könnten dafür helfen?
Bitte stelle mir Rückfragen, falls etwas unklar ist.
Die KI wird Dir Vorschläge machen. Nicht alle sind auf Anhieb gut. Nicht alle sind umsetzbar. Aber mindestens einer wird Dich weiterbringen.
Schritt 4: Tools auswählen – Schnittstellen sind der Schlüssel
Jetzt warst Du mit der KI im Sparring. Du hast ein, zwei Vorschläge bekommen, wie Du gewisse Schritte lösen kannst. Jetzt geht's darum, das richtige Tool zu finden und auszuwählen.
Du wirst für einen Prozess höchstwahrscheinlich nicht EIN Tool finden, das alles löst. Die eierlegende Wollmilchsau gibt's nicht. Deswegen geht's darum:
Welche Tools funktionieren mit welchen Tools? Das heißt: Die verschiedenen Tools müssen miteinander sprechen können. Und dafür braucht es Schnittstellen.
So prüfst Du Schnittstellen: Geh auf die Website vom Anbieter. Meistens findest Du da einen Bereich, der heißt „Integrationen“ oder „API“ oder so ähnlich.
Auch wichtig zu wissen: Tool A muss gar nicht zwingend mit Tool B sprechen können. Oft reicht es, wenn Tool A mit einem Schnittstellenprogramm wie Zapier oder Make sprechen kann.
Schritt 5: Tools verbinden – Jeder kann das
Jetzt hast Du die Tools ausgewählt und wir müssen sie nur noch miteinander zum Reden bringen. Und die gute Nachricht: Das kann jeder.
Zapier, Make.com, Power Automate oder n8n sind visuelle Oberflächen. Du klickst Dich relativ simpel durch und benötigst keinen Code.
Beispiel: Meeting wird in Bookings gebucht → Task wird in Planner erstellt → E-Mail geht an Team. Das richtest Du in 30 Minuten ein.
Braucht das Einarbeitung? Ja, ein bisschen. Ist das kompliziert? Nicht wirklich. YouTube-Tutorial anschauen. Google fragen. KI fragen. Anderen Leuten folgen, die das schon gemacht haben.
Und für die meisten Sachen gibt's bereits fertige Vorlagen bei den Tools. Die nimmst Du, füllst Deine eigenen Daten ein, fertig.
Das Ziel: KI und Automatisierungen übernehmen Typ 2
Wenn Du diese fünf Schritte durchgehst, passiert Folgendes: Die nervigen, repetitiven Tasks (Typ 2) werden automatisiert. Die Rechnungsbearbeitung braucht nicht mehr mehrere Stunden pro Woche. Sie braucht vielleicht noch eine Stunde. Oder wird sogar komplett automatisiert.
Praxisbeispiel: Wir haben für einen Kunden Shopbestellungen direkt in die Buchhaltung automatisiert. Vorher: 3 Tage manuelle Arbeit pro Monat. Nachher: Komplett automatisiert. Das erspart jetzt ca. 36 Tage pro Jahr. Plus: Der neue Prozess verhindert unendlich viele Übertragungsfehler.
Und dann? Dann hat die verantwortliche Person plötzlich wieder freie Zeit. Und genau da kommen wir zu Typ 1. Was macht sie mit dieser Zeit?
Thema 03
Was machst Du, wenn Roboter Deine Arbeit übernehmen?
Wenn KI und Roboter Typ 2 übernehmen (die nervigen, repetitiven Tasks), entsteht ein neues Problem:
Noch mehr Typ 1 (Du hast nichts zu tun, verschwendest vier Stunden am Tag). Also entweder die Menschen finden neue sinnvolle Beschäftigungen... oder sie verlieren ihren (aktuellen) Job.
Die neue Realität: Roboter übernehmen
Hier lohnt sich ein spannender Blick in die USA. Tesla stellt gerade die Produktion um. Das Model S und Model X wird ab Q2 2026 im kalifornischen Werk Fremont nicht mehr produziert. Die Fabrikkapazität soll dafür genutzt werden humanoide Roboter und Robotaxis zu produzieren.
Die sollen dann irgendwann Schnee schippen, Spülmaschinen ausräumen, Wäsche aufhängen und alles mögliche übernehmen.
Buy Back Your Time (Kauf deine Zeit zurück)
Da geht's darum, ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen und gleichzeitig ein entspanntes Privatleben zu genießen durch die richtige Delegation. Ein zentraler Bestandteil ist das Thema Persönliche Assistenz.
Und jetzt haben wir zum Beispiel OpenClaw, als eine Art digitale Persönliche Assistenz. Also das Thema, worüber wir hier letzte Woche gesprochen haben.
Genau diese Delegation vereinfacht sich gerade und wird für jeden zugänglich... Und zwar auf einer Roboter- und Automations-Ebene.
Diese Entwicklung ist aber gar nicht unbedingt etwas Neues.
Früher haben Leute bei Ford am Band gestanden. Autos zusammengeschraubt. Seit einiger Zeit machen das Roboter.
Früher hast Du alles von Hand gespült. Seit einiger Zeit hast Du eine Spülmaschine.
Früher hast Du Wäsche am Fluss gewaschen. Seit einiger Zeit hast Du eine Waschmaschine.
Das ist der gleiche Wandel. Nur er wird immer schneller. Und wie immer zählt: Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.
Hier auf dem Foto siehst du z.B. den Tesla Optimus Roboter in der Mall of Berlin. Arbeiter hinterm Tresen? Wird es wohl nicht mehr lange geben. (Foto: Christoph Soeder/dpa)
Creator vs. Consumer – Die Entscheidung
Die Rechnungsbearbeitung braucht nicht mehr mehrere Stunden pro Woche. Sie braucht vielleicht noch eine Stunde. Was passiert mit dem Rest der Zeit? Hier gibt es zwei Pfade:
Consumer-Pfad: TikTok oder LinkedIn durchscrollen. Kaffee holen. Nochmal Kaffee holen. Däumchen drehen. Die Zeit totschlagen.
Creator-Pfad: Weiterbildung. Prozess-Optimierung. Innovation. Gespräche führen. Probleme lösen. Die Zeit produktiv nutzen.
Früher: Langeweile = Kreativität (MacGyver, Stöcke, Steine)
Heute: Langeweile = Konsum (Social Media)
Zukunft: Langeweile = ?
Das entscheidest Du jetzt. Für Dich selbst. Und für Deine Mitarbeiter.
Mitarbeiter vorbereiten: Selbstreflexion
Nicht jeder Job ist zukunftsfähig. Faustregel: Je repetitiver der Job, desto gefährdeter. Reine Datenerfassung? Weg. Standardisierte Sachbearbeitung? Weg. Einfache Buchhaltung? Automatisiert.
Was bleibt? Strategisches Denken, Kundenbeziehungen, Problemlösung, Innovation, ... Alles, was Kreativität und zwischenmenschliche Kompetenz braucht.
Die Frage für Dich und Deine Mitarbeiter ist also nicht OB der Job betroffen ist. Die Frage ist WANN und wie Du dich darauf vorbereitest.
„Ist das, was Du da machst, zukunftsfähig?“ Und nutzt Du Deine freie Zeit, um Dich weiterzubilden? Prozesse zu verbessern? Zu innovieren? Oder rutschst Du in den Konsum? Das ist keine Frage für irgendwann. Das ist eine Frage für jetzt.
Als Geschäftsführer kannst Du jetzt handeln:
1. Typ 2 automatisieren (nervige Tasks weg)
2. Typ 1 produktiv machen (Creator statt Consumer)
3. Selbstreflexion fördern (Ist mein Job zukunftsfähig?)
