Ein Gespräch mit der KI auf dem Heimweg – und warum fehlende Prozessdokumentation das eigentliche Problem ist.
Patrick Lenz
Inhaber von top.media, Innovationstreiber & Wissensvermittler
Diese Woche habe ich zwei Stunden meines Lebens damit verbracht, 150 Microsoft-Lizenzen einzeln durchzuklicken.
Der Hintergrund: Die Preise der Lizenzen haben sich geändert. Nur hat mir das Portal dazu lediglich mitgeteilt: „Bei diesen 150 hat sich was geändert.“
Was genau? Kündigung? Preisanpassung? Mengenänderung? Das konnte mir das System nicht sagen.
Dementsprechend konnte ich das nur herausfinden, indem ich jeden einzelnen Datensatz manuell geöffnet habe. Einen nach dem anderen. 150 Mal.
Direkt am Anfang habe ich mir gedacht: Wie kann ich das automatisieren?
Per KI oder Automatisierung lösen? Gar nicht so einfach... weil es drei verschiedene Fenster brauchte, die man parallel im Blick hat, um verschiedene Informationen abzugleichen und herauszufinden, wo gerade was fehlt oder anbrennt.
Auf jeden Fall bin ich die ganzen 150 Sachen nachher händisch durchgegangen. Und dabei habe ich mir eine Frage gestellt, die mich seitdem nicht loslässt:
Könnte ich überhaupt beschreiben, was ich da gerade tue? Wäre dieser Prozess durch gute Beschreibung und Konkretisierung automatisierbar – oder ist er das generell nicht?
An dieser Stelle lohnt es sich, genauer hinzusehen. Genau das machen wir heute.
Unsere heutigen Themen
Ein Bericht aus Januar dieses Jahres hat verschiedene Studien ausgewertet und sagt: 94% der deutschen Mittelständler haben KI noch nicht produktiv im Einsatz.
Ich war überrascht, weil ich davon ausgegangen bin, die Zahl wäre niedriger und mehr Unternehmen würden bereits KI nutzen.
Denn laut unserem Vertrieb gibt es schon viele Unternehmen, die KI „mal ausprobiert“ haben und die schon experimentieren.
Zur Einordnung: Der Bericht kommt von einer Hamburger KI-Beratung. Dahinter steckt also keine Uni oder kein unabhängiges Forschungsinstitut.
Deswegen dürfen wir die Zahl mit Vorsicht genießen. Aber ehrlich gesagt: Selbst wenn die Realität nur halb so dramatisch ist, das Problem liegt woanders.
Ist es KI im Einsatz, wenn jemand ab und zu ChatGPT für eine E-Mail nutzt? Wenn Microsoft Copilot irgendwo aktiviert ist, aber keiner weiß warum?
Oder gilt es erst, wenn KI tatsächlich in einem Prozess läuft – messbar, wiederholbar, mit echtem Ergebnis?
Je nachdem, wie man misst, sieht die Welt komplett anders aus.
Laut Gartner scheitern 49% der Unternehmen nicht an der KI selbst, sondern daran, den Return of Invest nicht messen zu können.
Sie wissen schlicht nicht, was es ihnen bringt KI zu nutzen. Und laut McKinsey stecken zwei Drittel der Unternehmen noch im Experimentiermodus. Was dann wiederum auch unser Vertrieb bestätigen würde.
Kein produktiver Einsatz. Kein echter Hebel. Einfach mal hier ausprobieren, da mal reinschauen und dann wieder zurück zum Tagesgeschäft.
Fakt ist, die Werkzeuge sind da. Das Problem liegt also woanders.
Die meisten Prozesse in deutschen Mittelstandsunternehmen existieren nur an einem einzigen Ort: im Kopf derjenigen, die sie täglich ausführen.
Kein Dokument. Kein Handbuch. Kein Ablaufdiagramm. Einfach Erfahrung, die irgendwann zur Routine geworden ist.
Das funktioniert. Bis man delegieren will. Oder automatisieren. Oder messen. Und genau da liegt der Knackpunkt:
Ohne dokumentierten Prozess gibt es keine Baseline. Und ohne Baseline kann man keinen ROI messen.
Das bringt uns zurück zu den 49% aus Gartner, die nicht an der KI scheitern, sondern daran, dass sie schlicht nicht wissen, was es ihnen bringt.
Das sind vergessene Hausaufgaben aus den Jahren, in denen es keinen Grund gab, irgendetwas aufzuschreiben. Weil es lief. Weil die Auftragsbücher voll waren. Das rächt sich jetzt langsam.
Du musst dem Mitarbeiter erklären können, was er tun soll, wie er es tun soll, und woran er merkt, ob er es richtig gemacht hat. Das ist Führungsarbeit.
Und unter uns: Eine KI solltest Du genauso behandeln wie einen neuen Mitarbeiter.
Jedoch fragt ein Mitarbeiter nach, wenn ihm etwas fehlt. Er merkt, wenn eine Anweisung unklar ist. Er hat Erfahrung, Intuition, ein Gefühl dafür, was gemeint ist.
Die KI macht das nicht. Sie arbeitet mit dem, was Du ihr gibst. Nicht mehr. Nicht weniger. Wenn Du ihr zu wenig erklärst, bekommst Du zwar ein Ergebnis, aber nicht das, das Du wolltest.
Und dann heißt es: „KI funktioniert bei uns nicht.“ Dabei war das Problem nicht die KI. Es war das Briefing.
Hier ist eine Frage, die ich gerne stelle:
Gibt es in Deinem Unternehmen einen Prozess, bei dem Du weißt: Wenn diese Person ausfällt, dann weiß keiner mehr, wie das geht?
Genau das ist der Prozess, mit dem Du jetzt anfangen solltest.
Der Berg wirkt hoch. Aber ganz ehrlich: Ist er nicht mehr.
Weil der Aufwand, den eigene Prozesse zu erfassen, in den letzten Jahren dramatisch gesunken ist. Du musst dafür kein Prozessexperte sein. Du musst nur anfangen zu reden.
Konkret: Nimm Dein Handy. Öffne eine KI deiner Wahl und starte eine Sprachnachricht. Dann beschreibst Du, was Du gerade tust. So, wie Du es einem neuen Kollegen erklären würdest. Nicht auf Anhieb perfekt oder 100% vollständig. Einfach drauf los.
Das kannst Du sogar auf dem Weg von der Arbeit nach Hause machen: Was hat Dich heute genervt? Was hättest Du gerne jemand anderem abgegeben?
Und dann kommt der entscheidende Schritt: Lass die KI kritisch nachfragen. Denn hier liegt ein Problem, das die meisten unterschätzen.
Du bist in Deinen eigenen Prozessen immer befangen. Du weißt, was Du meinst, auch wenn Du es nicht sagst. Du überspringst Schritte, die für Dich selbstverständlich sind. Du siehst die Lücken nicht, weil Du schon drin steckst.
Genau deshalb brauchst Du jemanden, der zurückfragt. Früher musste das ein externer Berater oder ein kompetenter Mitarbeiter sein. Heute kann diesen Schritt auch Deine KI.
Hier ist ein möglicher Einstieg:
„Du bist ein professioneller Prozessberater. Ich beschreibe Dir gleich einen Ablauf aus meinem Arbeitsalltag. Deine Aufgabe ist es, mir gezielte Rückfragen zu stellen – so lange, bis der Prozess vollständig dokumentiert ist. Fang mit den ersten Fragen an, sobald ich fertig bin.“
Dann sprich einfach. Um welchen Prozess handelt es sich? Was ist das Ziel? Was hast Du heute konkret gemacht? Was läuft immer gleich ab? Wo verlierst Du Zeit?
Die Informationen sind da. Sie stecken in Deinem Kopf, in den Köpfen Deiner Mitarbeiter, in den E-Mails, die täglich hin und her gehen. Sie sind nur (noch) nicht greifbar und auswertbar.
Das gilt für den Ablauf selbst und genauso für die Zahlen dahinter.
Die entscheidenden Fragen für Deine Baseline:
→ Wie oft fällt dieser Prozess an?
→ Wie lange dauert er?
→ Was kostet er Dich damit pro Monat (Häufigkeit x Aufwand)?
→ Welcher Mitarbeiter fällt deswegen für andere Aufgaben aus (Opportunitätskosten)?
Erst wenn Du diese Fragen beantworten kannst, hast Du die vollständige Baseline. Und erst dann kannst Du damit rechnen: Was darf eine Lösung kosten und wann hat sie sich amortisiert?
Ohne diese Grundlage bleibt KI ein Experiment. Mit ihr wird sie zu einer unternehmerischen Entscheidung.
Erst wenn Du planbar einen Unterschied in der Kalkulation siehst, entscheidest Du, welchen Prozess Du angehst und was warten kann.
Und der Beginn von all dem: Ein Gespräch mit der KI auf dem Heimweg.
Ein Hinweis:
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Das war der Shortcut für diese Woche!
KI scheitert am häufigsten daran, dass die Schritte davor fehlen: dokumentierte Prozesse, eine klare Grundlinie, eine ehrliche Einschätzung, wo die Hebel liegen.
Wenn Du das strukturiert angehen willst, ohne monatelange Beratungsprojekte und ohne Budget-Anträge ins Blaue, dann ist eine Use Case Analyse der richtige erste Schritt.
Gemeinsam schauen wir dabei, welche Prozesse in Deinem Unternehmen wirklich Potenzial haben, was der Aufwand realistisch gesehen ist – und ob und wo KI für Dich einen messbaren Unterschied macht. Antworte dafür einfach auf diese E-Mail oder buche Dir direkt einen Termin bei mir.
Bis nächsten Donnerstag,
Patrick & das top.media Team