Für inhabergeführte Unternehmen (15 - 100 MA) ohne eigenes IT-Team

Ihr Team arbeitet täglich Stunden zu viel.
Das lässt sich ändern.

Wir automatisieren manuelle Prozesse, damit alles reibungslos funktioniert. DSGVO-konform. Kein KI-Hype. Messbare Ergebnisse, bevor Sie größere Investitionen treffen.

  • Kein internes IT-Team nötig
  • 38 Google Reviews · 5,0 ★
  • 30+ Jahre Erfahrung
  • Zufriedenheitsgarantie

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Vertrauen von Unternehmen aus ganz Deutschland

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65k

Euro

Ø Jahresverlust durch manuelle Prozesse

10+

Jahre

Durchschnittliche Kundenbeziehung

100 %

inhouse

Es bleibt alles bei uns im Team

30+

Jahre

Erfahrung im Bereich IT

DAS PROBLEM

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Der Geschäftsführer fragt im Jour fixe nach einer Zahl. Keiner kann sie liefern. Sie wird nachgereicht.
Fabian ist im Urlaub, ein Prozess steht still, weil nur er weiß, wie es geht.
Und die fünfte Excel-Liste für denselben Sachverhalt existiert schon seit Jahren. Niemand weiß, welche aktuell ist.
Das ist kein Einzelfall. Das ist Alltag in 9 von 10 Mittelstandsunternehmen ohne eigene IT-Abteilung.

Manuelle Prozesse fressen Zeit

Ihre Mitarbeiter verbringen Stunden mit Aufgaben, die kein Mensch mehr anfassen müsste: Daten übertragen, Dateien zusammenkopieren, Mails sortieren, Reports bauen. Jede Woche.

Fehlinformationen blockieren Entscheidungen

Wo ist die aktuelle Version? Wer hat das zuletzt angefasst? Was sind die aktuellen Zahlen? Wenn Ihr Team diese Fragen mehr als einmal pro Woche stellt, verlieren Sie täglich Entscheidungszeit.

Alles hängt an einer Person

Fabian ist krank. Ein Prozess steht still. Nicht weil das System versagt hat, sondern weil das Wissen nur in seinem Kopf war. Wachstum ist auf dieser Basis strukturell nicht möglich.

Hype ohne Ergebnis

Sie haben vielleicht schon etwas probiert: ein KI-Startup, ein Tool, ein internes Projekt. Es hat nicht funktioniert, wurde zu komplex, oder hatte keine Compliance. Kein Ergebnis, aber investierte Zeit.

Ihr persönlicher Verlust-Rechner

30 h/Woche
€ / h

Ihr geschätzter Jahresverlust

64.800 €

pro Jahr · Opportunitätskosten

pro Monat: 5.400 €

pro Woche: 1.350 €

65.000 €

pro Jahr · konservativ gerechnet

Bei einem 40-Personen-Betrieb gehen durch manuelle Prozesse und Informationschaos konservativ 30 Stunden pro Woche verloren.

Bei 45 € Stundensatz ergibt das 64.800 € Jahresverlust, reine Opportunitätskosten. Und das, bevor ein einziger Sicherheitsvorfall oder DSGVO-Verstoß eintritt.

Rechnung: 30h/Woche × 45 €/h × 48 Wochen = 64.800 €/Jahr. Quelle: eigene Kalkulation auf Basis Kundenprojekte.

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KONKRETE LÖSUNGEN

Was wir automatisieren und was es Ihnen bringt

Keine Demo-Projekte, die nach drei Monaten versanden. Laufende Systeme, die heute noch im Einsatz sind. Auf Basis echter Projekte mit echten Ergebnissen.

Projektcontrolling und Reporting

Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Pipeline werden automatisch zusammengeführt.

Wöchentliche Reports erstellen sich selbst. Sie sehen Budgetabweichungen, bevor sie zum Problem werden.

Von 8h auf Minuten pro Woche

Angebotserstellung

Aus CRM-Daten entstehen vollständige, formatierte Angebote auf Knopfdruck.

Kein Copy-Paste mehr zwischen Excel, Word und E-Mail. Ihr Vertrieb verkauft statt zu tippen.

Von 2h auf unter 10 Minuten

E-Mail-Klassifizierung und Weiterleitung

Eingehende Mails werden automatisch nach Thema, Dringlichkeit und Zuständigkeit sortiert.

Jeder sieht nur, was für ihn relevant ist. Keine verlorenen Anfragen mehr.

3 bis 5 Stunden pro Woche gespart

Dokumentenverarbeitung

Rechnungen, Formulare und Berichte werden automatisch erkannt, ausgelesen und ins richtige System übertragen.

Ohne manuelle Eingabe, ohne Fehler. DSGVO-konform, on-premise möglich.

Fehlerquote nahe Null

Internes KI-Wissenssystem

Ihr Team stellt Fragen in natürlicher Sprache und bekommt sofort Antworten aus der eigenen Wissensbasis.

Kein Suchen mehr, kein Fragen von Kollege zu Kollege. Wissen wird abrufbar statt versteckt.

On-Premise und EU-Cloud möglich

Systemintegration und Datenaustausch

CRM, ERP und Branchensoftware werden automatisch verbunden.

Daten fließen dorthin, wo sie gebraucht werden. Keine Excel-Brücken, keine doppelte Datenpflege, kein manueller Export.

APIs, ETL-Pipelines, Custom

REFERENZPROJEKTE

ECHTE ERGEBNISSE. REALE KUNDEN.

Wir empfehlen nur, was wir selbst täglich einsetzen und zeigen Ihnen, was dabei herauskommt.

SV Wehen Wiesbaden · Profifußball · Saison 2024/25

10.000+

Tickets pro Spiel. Jede Buchung war früher Handarbeit.

Details anzeigen

Der Ticketshop lief, die Finanzbuchhaltung nicht. Jede Gebühr musste manuell in DATEV erfasst werden.

Vorher: Für jeden Ticketverkauf tippte ein Mitarbeiter die Gebühren manuell in die Finanzbuchhaltung. Bei über 10.000 Tickets pro Heimspiel: stundenlange Arbeit, hohe Fehlerquote, Zahlen immer einen Tag hinter dem Geschehen.

Nachher: Jeder Verkauf löst automatisch eine korrekte Buchung in DATEV aus. Ohne Mitarbeitereingriff. Zahlen stehen zeitnah nach dem Verkauf im System. Personalkapazität, die vorher in operative Buchungen floss, steht jetzt für wertschöpfende Aufgaben zur Verfügung.

„Was früher Stunden gekostet hat, läuft jetzt im Hintergrund: Jede Buchung wird automatisch korrekt in DATEV erfasst. Wir können uns auf Auswertung statt Erfassung konzentrieren."

— Finanzcontrolling, SV Wehen 1926 Wiesbaden GmbH

Ticketing · DATEV · Webhooks · Individualentwicklung

Bette Westenberger Brink · Onboarding · Mainz

1-Klick

Neuen Mandanten anlegen. Was früher Stunden dauerte, läuft heute automatisch.

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Jede neue Mandatsanlage war ein manueller Vorgang. Jedes Mal anders, jedes Mal zeitaufwendig.

Vorher: Ordner anlegen, Struktur aufbauen, Zugänge vergeben, Kommunikation ablegen. Jedes Mal anders. Dokumente schwer auffindbar, Kommunikation nicht zentral dokumentiert, Informationsfluss verzögert.

Nachher: Neuer Mandant gezeichnet. Datenraum wird automatisch erstellt, einheitliche Verzeichnisstruktur angelegt, Mandant direkt eingeladen. Von variabel auf Standard. Sofort.

„Ordner & Zugriffe sind keine Aufgabe mehr. Der Prozess erledigt das automatisch."

— Bette Westenberger Brink, Mainz

Mandanten-Onboarding · Prozessautomation · Datenraum

Eigenes Projekt · top.media Abrechnung intern

–97%

Von 3 Manntagen auf 1 Stunde. Jeden Monat. Automatisch.

Details anzeigen

10 Reklamationen pro Monat, liegen gelassener Umsatz im vierstelligen Bereich. Heute läuft alles automatisch.

Vorher: Lieferantendaten sichten, CSVs zusammenführen, manuell einpflegen. Mehrere Manntage pro Monat, ~10 Reklamationen, vierstelliger Umsatz liegen gelassen, weil Leistungen nicht korrekt weiterberechnet wurden.

Nachher: Gesamte Datenkonsolidierung läuft automatisch. ~1 Stunde Aufwand, ~1 Reklamation pro Monat, 0 € liegen gelassener Umsatz.

„Durch die schnellere und deutlich genauere Rechnungsstellung stellen wir sicher, dass eingekaufte Lizenzen sauber auf Kundenverträge gebucht werden. Das reduziert Reklamationen, schützt unsere Marge und gibt uns die Sicherheit, wirtschaftlich gesund zu wachsen."

— Geschäftsführer, top.media

Abrechnung · CSV-Automatisierung · Schnittstellen

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KLARE UNTERSCHIEDE

Wir machen Prozesse.

Zwischen einem klassischen IT-Systemhaus und einem KI-Startup gibt es eine Lücke. top.media füllt genau diese Lücke mit Betriebssicherheit und echter Automatisierungskompetenz.

Klassisches Systemhaus / KI-Startup

  • Ticket-basierter Support. Keine Prozessoptimierung, kein strategisches Denken.
  • Hype-Versprechen ohne Betriebssicherheit, Security und Compliance.
  • Nur Standard-Tools wie Microsoft Copilot. Keine individuelle Lösung.
  • PowerPoint-Konzept, Umsetzung versandet nach 3 Monaten.
  • Kein klares Scoping. Sie wissen am Ende nicht, was es kostet oder bringt.
  • DSGVO und Compliance als Nachgedanke. Nicht von Anfang an mitgedacht.

top.media

  • Individuelle Automatisierungen, auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse zugeschnitten.
  • Security, DSGVO und EU AI Act sind keine Add-ons. Sie sind Grundlage von Tag eins.
  • Anbieterunabhängig: n8n, Rewst, Custom, OpenAI, Anthropic. On-Premise möglich.
  • Wir setzen intern ein, was wir empfehlen. Kein theoretisches Know-how, sondern eigene Erfahrung.
  • Klares Scoping zuerst. Sie wissen vorher genau, was möglich ist und was es kostet.
  • Ehrlichkeit auch dann, wenn KI bei Ihnen keinen Sinn macht. Kein Auftrag um jeden Preis.

Ihr nächster Schritt · 2.800 € wird bei Weiterführung vollständig angerechnet

Der Scoping-Workshop. Klarheit vor Investition.

Bevor Sie in KI oder Automatisierung investieren, müssen Sie wissen: Was ist bei Ihnen wirklich möglich? Wo liegt das größte Einsparpotenzial? Was kostet es, und was bringt es? Genau das klären wir in zwei fokussierten Sessions.
Sie bekommen keinen weiteren PowerPoint-Vortrag. Sie bekommen einen individuellen Wachstumsfahrplan. Konkret, umsetzbar, mit belastbaren Zahlen.

  • Bestandsaufnahme Ihrer Systeme und Prozesse. Wir sehen, was wirklich möglich ist.
  • Priorisierte Use Cases nach Impact und Umsetzbarkeit. Kein Bauchladen, klare Reihenfolge.
  • Individueller Wachstumsfahrplan als Dokument. Maßnahmen, Zeitplan, erste Budgetschätzung.
  • Ehrliche Einschätzung. Wenn KI keinen Sinn macht, sagen wir das. Klar, ohne Ausrede.

Zufriedenheitsgarantie mit Geld-zurück-Versprechen: Wenn Sie nach dem Scoping-Workshop nicht das Gefühl haben, echten Mehrwert erhalten zu haben, bekommen Sie Ihren Betrag zurück. Kein Kleingedrucktes, kein Druck, keine Diskussion.

  1. Bestandsaufnahme und Systemanalyse

    Wir schauen uns an, welche Systeme, Prozesse und Datenquellen bei Ihnen vorhanden sind, und welche davon automatisiert werden können. Ohne Voraussetzungen, ohne Vorkenntnisse Ihrerseits.

  2. Use-Case-Identifikation und Bewertung

    Wir identifizieren gemeinsam die Use Cases mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis. Was bringt am meisten? Was ist am schnellsten umsetzbar? Was hat Risiken, die wir vorab kennen müssen?

  3. DSGVO und Compliance von Anfang an

    Welche Anforderungen gelten für Ihren Betrieb? Welche Daten dürfen wie verarbeitet werden? Wir prüfen das im Workshop, nicht nachher. EU-Hosting, On-Premise und Azure OpenAI mit EU-Datenresidenz sind alle möglich.

  4. Individueller Wachstumsfahrplan

    Sie bekommen ein konkretes Dokument: priorisierte Maßnahmen, realistischer Zeitplan, erste Budgetschätzungen als Entscheidungsgrundlage für Sie. Damit Sie intern weitermachen können, unabhängig davon, ob wir gemeinsam in die Umsetzung gehen.

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Erzählen Sie uns kurz von Ihrem Betrieb — wir melden uns für ein erstes, unverbindliches Kennenlerngespräch.

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Beim Laden werden Daten an HubSpot übertragen.

HÄUFIGE FRAGEN

Was GFs uns am häufigsten fragen. Ehrlich beantwortet.

„Wir sind zu klein für sowas. KI ist doch was für große Konzerne."

Im Gegenteil. Große Konzerne haben IT-Abteilungen, die sich um solche Themen kümmern. Inhabergeführte Betriebe mit 15–100 Mitarbeitenden haben das nicht und verlieren deshalb proportional am meisten.

Bei einem 40-Personen-Betrieb gehen konservativ 30 Stunden pro Woche verloren. Das sind knapp 65.000 € im Jahr. Der Scoping-Workshop zeigt Ihnen in zwei Sessions, ob sich eine Lösung für Ihre Größe wirtschaftlich trägt.

„KI halluziniert doch alles. Das kann man keinem Kunden zeigen."

Das ist ein legitimer Einwand und er trifft auf schlecht umgesetzte KI zu. Deshalb setzen wir auf RAG-Architekturen, bei denen das KI-System ausschließlich auf Ihre eigenen, verifizierten Daten zugreift.

Keine Erfindungen, keine Halluzinationen. Und: Jedes KI-generierte Ergebnis, das nach außen geht, wird von einem Menschen geprüft.

Human-in-the-Loop ist bei uns kein Buzzword, sondern Standard.

„Datenschutz! Das geht bei uns nicht. Wir haben sensible Kundendaten."

Der richtige Instinkt. Deshalb denken wir Datenschutz von Anfang an mit, nicht als Afterthought. Wir arbeiten mit EU-Hosting, On-Premise-Lösungen und Azure OpenAI mit EU-Datenresidenz.

Personenbezogene Daten werden nicht für Modell-Training verwendet. Im Scoping-Workshop prüfen wir als erstes, welche Anforderungen für Ihren spezifischen Fall gelten.

„Wir haben das schon mal probiert. Hat nicht funktioniert."

Das hören wir häufig. Meistens war das Problem: kein Scoping vorab, falsche Technologiewahl, fehlende Betriebssicherheit oder ein KI-Startup ohne Compliance-Kenntnis.

Unser Ansatz ist anders: Wir starten immer mit einem begrenzten, klar definierten Use Case. Kein Riesenprojekt. Erst Klarheit, dann Entscheidung.

Wie lange dauert eine Automatisierung? Was kostet es?

Ein erster Proof-of-Concept ist typischerweise in 4–8 Wochen realisierbar. Komplexere Integrationen dauern länger, abhängig von Ihrer Systemlandschaft.

Den realistischen Zeitplan und die Budgetschätzung für Ihren Fall erarbeiten Sie im Scoping-Workshop. Der Scoping selbst kostet einen überschaubaren Festbetrag und findet in zwei kompakten Sessions statt.

Nutzt ihr nur Microsoft-Produkte wie Copilot?

Nein. Wir sind bewusst anbieterunabhängig. Wir arbeiten mit n8n, Rewst, Custom-Entwicklungen, OpenAI, Anthropic, Open-Source-Modellen und europäischen Alternativen.

Je nachdem, was für Ihren Use Case und Ihre Compliance-Anforderungen am besten passt. Microsoft Copilot ist eine Option unter vielen, keine Standardlösung, die wir jedem überstülpen.