Auf einmal tut der Nacken weh

Wachsen, ohne jemanden einzustellen?

Ein halber Tag zeigt, was Dich dabei bremst.

Stell Dir vor, Du hast einen Stein im Schuh. Anfangs bleibst Du stehen und willst ihn rausholen. Aber gerade ist keine Zeit, also läufst Du weiter.

Nach ein paar Wochen hat er sich in die Haut gedrückt und Du spürst ihn kaum noch. Dafür läufst Du jetzt ein bisschen schief. Du schonst den Fuß, ohne es zu merken.

Dann meldet sich das Knie. Später der Rücken. Auf einmal tut der Nacken weh, aber der Stein war es.

Im Betrieb läuft das genauso. Ein lästiger Ablauf wird zur Gewohnheit. Die Leute umgehen ihn und die Fehler, die dabei entstehen, werden hinterher nachgearbeitet. Irgendwann wächst der Betrieb nur noch, wenn jemand Neues eingestellt wird.

Wahrscheinlich sitzt auch in Deinem Betrieb so einer. Etwas, das Dich schon tausend Jahre nervt und das Du einfach nicht rausmachst.

Im heutigen Shortcut geht es um drei Dinge. Wie aus einem kleinen Ärgernis ein großes Problem wird. Wie ein halber Tag die Lösung dafür findet. Und was dieser Tag kostet.

Patrick Lenz ist Inhaber von top.media, Innovationstreiber & Wissensvermittler.

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Wie aus einem Steinchen Nackenschmerzen werden

Ein kleiner Stein verbiegt Dich auf Dauer. Im Betrieb sitzt er dort, wo Informationen von A nach B müssen: im Marketing, im Vertrieb, im Personalwesen und in der Abrechnung. Zum Beispiel, wenn jemand ein Angebot von Hand in eine Rechnung überträgt.

Heute geht es um Steine, die sich so tief eingebohrt haben, dass Du sie nicht mehr spürst.

Bei uns melden sich Betriebe aus vier Gründen. Erkennst Du Dich in einem wieder?

Du hast das Gefühl, dass irgendwo Zeit versickert, kannst aber nicht sagen, wo.

Deine Leute kopieren immer wieder Daten von Hand von einem Programm ins nächste. Das nervt sie.

Alle reden von KI und Du fragst Dich, ob Du etwas verpasst.

Du willst wachsen, ohne jemanden einzustellen.

Wenn Du jetzt sagst: Bei uns läuft alles tutti. Dann sitzt der Stein wahrscheinlich schon so tief, dass Du ihn gar nicht mehr spürst.

Warum spürst Du ihn nicht mehr? Weil er sich eingebohrt hat. Der Ablauf bleibt, weil er schon immer so gemacht wird. Aufgeschrieben hat ihn keiner. Und die Leute sind erstmal nicht unzufrieden, sie haben sich arrangiert.

Dazu kommt, dass keiner weiß, was heute möglich wäre. Wir haben alle keine Zeit, keine Kapazitäten und keine Fantasie, weil wir gar nicht wissen, was geht. Ein klassisches Henne-Ei-Problem.

Jetzt willst Du den Stein loswerden. Das kostet Zeit oder Geld. Deshalb brauchst Du zuerst eine Prüfung, wie beim TÜV für Dein Auto. Der TÜV repariert ja nichts. Er schaut nur hin und sagt Dir, wo die Bremsen runter sind.

Erst danach weißt Du, wo sich Zeit und Geld wirklich lohnen. Dort holst Du am meisten heraus, nämlich weniger Nacharbeit, zufriedenere Leute und Luft zum Wachsen, ohne jemanden einzustellen.

Geh vier Fragen durch. So bekommst Du ein erstes Gefühl, wo Dein Betrieb schon humpelt.

Fällt Dir bei allen vier Fragen nichts ein, frag Dein Team. Wer die Arbeit macht, spürt den Stein zuerst.

Die vier Fragen geben Dir einen ersten Eindruck. Die tiefsten Steine siehst Du selbst kaum. Wer sie bemerkt, sagt es ungern, denn keiner will einem Kollegen auf den Fuß treten. Jemand von außen darf ohne Rücksicht fragen.

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Wie ein halber Tag die Lösung findet

Vor Kurzem sagte ein Freund zu mir: „Ich habe hier etwas, das gefällt mir nicht. Können wir das ändern?“ Das war sein Stein im Schuh.

Er hatte eine konkrete Vorstellung, wie es am Ende aussehen sollte. Also haben wir uns einen ganzen Tag eingeschlossen, von 10 bis 18 Uhr.

Wir haben das Konzept für eine Plattform aufgeschrieben und als Bildschirmentwürfe gezeichnet. Wir gaben der KI eine Idee. Zurück kam etwas Greifbares, eine Visualisierung, ein Konzept, manchmal eine Rückfrage, auf die ich allein nicht gekommen wäre.

Am Abend lag ein Konzeptpapier auf dem Tisch, das ich in Meilensteine für die Entwicklung schneiden konnte. Und das Ding kann jetzt entstehen.

Wir waren am Ende alle voll geflasht. Dem Freund haben die Augen geleuchtet, weil er etwas vor sich hatte, das er anschauen konnte und das seine Annahmen bestätigt hat. Das gab ihm Sicherheit und Vertrauen.

So einen Tag gibt es auch für Deinen Betrieb. Bei uns heißt er Blueprint. Er dauert einen halben Tag und am Ende steht ein Plan.

Der Ersttermin dauert rund drei Stunden, bei Dir vor Ort oder auch remote. Das ist der Haupttermin. Du zeigst mir, wie bei Dir gearbeitet wird. Vorbereiten musst Du dafür kaum etwas.

Ich stelle dabei Fragen, die sich für Dich selbstverständlich anhören. Das ist Absicht. Wer Deinen Betrieb nicht kennt, fragt nach allem, was in Deinem Betrieb längst keiner mehr hinterfragt.

Wichtig ist mir, dass Deine Mitarbeiter zu Wort kommen. Sie bekommen eine Plattform und ich höre zu.

Zwischendurch kann ich der KI gezielt etwas mitgeben, zum Beispiel ein Dokument mit Deiner Freigabe. Dann frage ich, was ihr dazu einfällt. So zeigt sie uns noch andere Perspektiven.

Am meisten bringt das Dreieck aus Dir, mir und der KI, solange der Mensch die richtigen Fragen stellt.

Nach dem Ersttermin suchen wir aus einer Sammlung typischer Ansatzpunkte etwa fünf aussichtsreiche heraus und denken sie weiter. Dazu bekommst Du einen Fahrplan und eine finale Präsentation gegen die wichtigsten Probleme.

Du denkst jetzt vielleicht: nicht noch ein Meeting. Aber keine Sorge, ich bin selbst ein großer Freund von asynchroner Arbeit und rufe ungern Meetings aus. Dieser Termin ist die Ausnahme. Denn schon das Gespräch erweitert Deinen Horizont, noch bevor irgendetwas umgesetzt wird.

Prüf jeden Termin, an dem jemand Deine Abläufe durchleuchtet, an drei Punkten, auch unseren. So zahlst Du nicht für einen, der am Ende nur ein Tool empfiehlt.

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Was es kostet und wie Du den Termin bekommst

Vielleicht hast Du inzwischen etwas gefunden oder einen Gedanken, den Du angreifen kannst. Aber selbst wenn nicht, gibt es bestimmt viele Fragen, die Du hast, bevor Du anfangen kannst. Dafür haben wir den Blueprint entwickelt, den wir mit Dir gemeinsam durchgehen.

Jede Woche, die der Stein im Schuh bleibt, bohrt er sich ein Stück tiefer. Und „irgendwann“ passiert nicht von allein.

Einen halben Tag mit etwas anderem zu füllen, ist leicht. Es findet sich immer etwas Dringendes, denn ein Termin mit Dir selbst hat keine Priorität. Es sei denn, Du bist ein besserer Mensch als ich.

Ein Termin mit einem zweiten Menschen hält. Wer weiß, dass sich jemand den Tag auch freigeräumt hat, sagt ihn nicht ab, denn die Scham ist zu groß. Bei einem bezahlten Termin mit einem Externen ist es wie beim Therapeuten oder beim Physio.

Schon das Buchen hilft. Du bekommst ein kleines PDF zur Einstimmung. Dann rattert es im Hintergrund ganz von allein.

Hier der Blueprint auf einen Blick:

Der Blueprint lohnt sich ab etwa 20 PC-Arbeitsplätzen. Ab dieser Größe laufen Marketing, Vertrieb, Personalwesen und Abrechnung in jedem Betrieb mit, egal in welcher Branche.

Bringt Dir das alles nichts, zahlst Du keinen Cent. Diese Garantie hat einen Grund. Der Blueprint ist für Betriebe, bei denen schon etwas drückt. Dort nichts zu finden, halte ich für eher ausgeschlossen. Bisher musste ich das Geld noch nie zurückgeben.

Selbst dann hast Du nur den halben Tag investiert.

Nach dem Blueprint kommt die Umsetzung. Sie kostet Ressourcen, entweder Zeit oder Geld. Setzt Du selbst um, kostet es mehr Zeit. Außerdem passieren mehr Fehler. Beauftragst Du zum Beispiel uns, kostet es Geld statt Zeit.

Wir bei top.media entwickeln solche Lösungen auch und begleiten Dich auf dem Weg dahin. Der Blueprint selbst ist erstmal nur der TÜV. Ob und wie Du reparieren lässt, entscheidest Du.

Mach aus „irgendwann“ jetzt einen Termin. So steht der halbe Tag in Deinem Kalender und nicht auf einer Liste mit guten Vorsätzen.

Bis nächsten Donnerstag,
Patrick & das top.media Team