Bist Du bald fertig?

Wann ist fertig, eigentlich fertig?

Klingt banal. Kostet Dich aber jede Woche Stunden.

Neulich wollte ich meine Kinder mehr einbinden. Also sagte ich beim Kochen: „Stellt schon mal die Teller hin, Essen ist gleich fertig.“ Und das haben sie gemacht.

Ein paar Minuten später komme ich mit dem Topf an den Tisch. Die Teller stehen da. Aber kein Besteck, kein Glas, nichts.

Mein erster Gedanke war mich aufzuregen. Bis mir auffiel, dass ich ja nur „Teller“ gesagt hatte. Nicht „Deckt den Tisch, damit wir essen können“.

Was habe ich gesagt, was hast Du gehört? Der Fehler saß in der Kommunikation.

So ein Aneinander-vorbei-Reden passiert in Deinem Betrieb jeden Tag. Du bittest um etwas. Du bekommst genau das zurück. Aber gemeint hast Du damit noch viel mehr. Für Dich war es klar, für die andere Person nicht. Und Du fragst Dich, warum die Leute Dich nicht verstehen.

Meistens liegt es nicht an den Leuten. Es liegt daran, dass nie klar war, was „fertig“ von der gewünschten Aufgabe eigentlich heißt. Ist das nicht klar, bist Du am Ende unzufrieden mit dem Ergebnis und verlierst Stunden.

Die gute Nachricht: Das hast Du in der Hand. Heute zeige ich Dir, wie.

Patrick Lenz ist Inhaber von top.media, Innovationstreiber & Wissensvermittler.

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Was habe ich gesagt, was hast Du gehört?

Fangen wir vorne an. Bei dem Moment, bevor überhaupt jemand loslegt.

Wenn Du eine Aufgabe rausgibst, hast Du ein fertiges Bild im Kopf. Der andere hat das nicht. Er hat nur Deine Worte. Und Deine Worte sind fast immer weniger, als Du in Deinem Kopf an Kontext hast.

„Stell die Teller hin“ ist eben etwas ganz anderes als „deck den Tisch, damit wir in Ruhe essen können“. Im ersten Satz fehlt alles, was Du wirklich zum Essen brauchst. Besteck, Gläser, etwas zu trinken. Und je nach Deinen Erwartungen vielleicht sogar Servietten oder Deko. In Deinem Kopf ist das klar. Aber wenn Du es nicht klar kommunizierst, fehlt auf dem Tisch die Hälfte.

Fachlich sprechen wir dabei von der Definition of Done. Also die klare Ansage, was am Ende dastehen muss, damit die Sache wirklich erledigt ist.

Und es gibt einen einfachen Trick, wie Du prüfst, ob sie angekommen ist. Frag am Ende nicht „Alles klar?“. Auf diese Frage bekommst Du immer ein Ja, weil niemand vor dem Auftraggeber zugeben will, dass er nichts verstanden hat.

Frag stattdessen: „Was hast Du jetzt verstanden?“ Oder: „Was sind Deine nächsten Schritte und das Ziel, das Du verstanden hast?” Lass es Dir in eigenen Worten zurückgeben. In dem Moment merkst Du sofort, ob Ihr vom Gleichen redet. Und Du merkst es jetzt, in dreißig Sekunden, nicht erst in drei Tagen mit dem falschen Ergebnis auf dem Tisch.

Denn wenn Falsches zurückkommt, ist der Reflex, sich über den Mitarbeiter zu ärgern. Meistens zu Unrecht. Er hat exakt das geliefert, was Du gesagt hast. Nur eben nicht das, was Du gemeint hast.

Diese eine Minute Klarheit am Anfang spart Dir am Ende Stunden. Es ist der billigste Zeitgewinn, den es gibt.

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Nimm Dir eins vor, nicht zehn

Klarheit am Anfang bringt Dir aber wenig, wenn Du an zehn Dingen gleichzeitig ziehst. Und das ist bei den meisten der Normalzustand.

Jeder Betrieb hat gefühlt siebzehn offene Baustellen. Die zu langsame Angebotserstellung. Der Kunde, der ständig nachfragt. Das Tool, das keiner richtig nutzt. Sie alle schreien gleich laut. Und solange sie nur in Deinem Kopf herumschwirren, fühlen sie sich auch alle gleich dringend an.

Das ist die Falle. Du springst von einem zum nächsten und bewegst nirgendwo wirklich etwas.

Der Ausweg ist unspektakulär. Du holst die Baustellen aus dem Kopf und hängst an jede eine Zahl. So geht der Test:

Und meistens ist es eindeutig. Eine Zahl ist fünf- oder zehnmal so groß wie der Rest. Damit ist die Entscheidung getroffen, ganz ohne Bauchgefühl.

Zwei Dinge helfen, wenn es knapp ist. Sind zwei Zahlen ähnlich, nimm die, die im Ablauf zuerst kommt. Ohne Anfragen brauchst Du über Deine Abschlussquote gar nicht reden. Und ein Problem, an das Du keine Zahl hängen kannst, ist meist gar kein Problem. Es ist ein Ärgernis. Streich es erstmal aus der dringlichen Liste und füg es einer zweiten Liste hinzu, die Du aufmachst, wenn Du freie Zeit hast. Danach spürst Du, wie leicht die Hauptliste wird.

So oder so ähnlich könnte Deine Liste aussehen.

Dieses eine Dokument, sei es auf Papier oder online, sortiert Deinen Kopf. Es zeigt Dir schwarz auf weiß, welches eine Ding Deine volle Kraft verdient. Und es gibt Dir die Erlaubnis, alle anderen Aufgaben für den Moment liegen zu lassen.

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Bei 80 Prozent ist Schluss

Jetzt hast Du das eine Ding, welches gerade am wichtigsten ist. Und hier gibt es einige Leute, die in die nächste Falle tappen. Sie versuchen es nicht nur zu lösen, sie polieren es bis zum Geht-nicht-mehr.

Merk Dir diese Grenze: Du musst Dein Problem nicht auf null bringen. Du musst es nur so weit lösen, dass es nicht mehr Dein größtes Problem ist. Das sind meistens die ersten 80 Prozent.

Die letzten 20 Prozent, das Feilen und Perfektionieren, kosten Dich oft mehr Zeit als die 80 davor. Und in dieser Zeit wächst Dein nächstes Problem ungestört weiter. Pareto lässt grüßen.

Ein Beispiel aus meinem eigenen Alltag. Unsere Rechnungsstellung läuft zu 80 Prozent automatisch. Die Nutzungsdaten wandern von allein ins Abrechnungssystem, da tippe ich nichts mehr ab. Die letzten 20 Prozent aber mache ich bewusst von Hand. Ich schaue mir jede Rechnung einmal an, prüfe auf Plausibilität und entscheide mit dem passenden Gefühl und Gespür für den Kunden, was ich wirklich berechne und was ich zum Beispiel als Geste einfach weglasse.

Warum nicht gleich alles automatisch? Weil in diesen 20 Prozent mein Urteil steckt. Meine Definition of Done ist einfach: höchstens eine Rechnungsreklamation im Monat. Die erreiche ich mit 80 Prozent Maschine und 20 Prozent Mensch.

Fertig ist eine Sache erst, wenn sie ohne Dich weiterläuft.

Und dann kommt der Teil, den fast alle vergessen. Fertig ist eine Sache erst, wenn sie ohne Dich weiterläuft. Solange etwas an Deiner Aufmerksamkeit hängt, ist es nicht erledigt. Es ist nur vertagt.

Deshalb gehört alles Wiederkehrende so gut es geht automatisiert. Ein Beispiel, das nichts kostet und keinen KI-Zauber braucht. Bei uns zieht sich unsere E-Mail-Signatur die Abwesenheiten, zum Beispiel Urlaube, automatisch aus dem Personalsystem. Wer eine Mail von mir bekommt, sieht sofort, bis wann ich noch erreichbar bin. Zwei Stunden haben wir das einmal gebaut. Jetzt läuft es für zwanzig Leute und keiner muss je wieder daran denken, die Abwesenheit in der Signatur zu aktualisieren.

Das ist der eigentliche Hebel. Du nimmst die Information, die sowieso da ist. Und Du lässt die Maschine sie ein zweites Mal nutzen. Maschinen machen das, was Maschinen gut können. So gewinnst Du Deinen Kopf zurück für das, was nur Du kannst.

Das war der Shortcut für diese Woche!

Fertig heißt nicht perfekt poliert. Fertig heißt: das Richtige steht da. Denk noch mal an den gedeckten Tisch vom Anfang. „Fertig“ heißt, dass Du mit gutem Gewissen weitergehen kannst.

Mehr schaffst Du, wenn Du an drei Punkten klar wirst: was zu einer Aufgabe dazugehört, welche Sache zuerst zählt und wann 80 Prozent reichen.

Und genau beim letzten Teil helfen wir Dir gern. Wir schauen mit Dir, welche wiederkehrenden Handgriffe Dich jede Woche Zeit kosten. Dann bauen wir sie so, dass sie ohne Dich laufen. Oft mit Bordmitteln, die Du schon hast. Und immer datenschutzkonform.

Bis nächsten Donnerstag,
Patrick & das top.media Team