Wie ist Dein Notfallplan?

Vorbereitet wie kaum einer, doch 24h ging trotzdem nichts

Dienstagmorgen, ich saß im Büro, meine drei Monitore an, mein MacBook auf dem Ständer. Ich war voll im Flow, alles lief so, wie es soll.

Dienstagabends fahre ich meine Kinder mit dem Camper zum Sport. Die Stunde dazwischen nutze ich immer zum Arbeiten. Also hab ich zuhause den Laptop zugeklappt, eingepackt und im Camper wieder aufgeklappt.

Und dann passierte nichts. Keine Reaktion, kein Ton, einfach ein schwarzer Bildschirm. Eine halbe Stunde vorher lief das Gerät noch völlig normal.

Und dazwischen gab es auch weder einen Sturz noch eine Vorwarnung. Der Bildschirm war einfach tot. In dem Moment hatte ich sofort Flashbacks.

Denn dieses Gefühl mit dem Laptop kannte ich schon. Vor einiger Zeit hatte ein MacBook von mir einen Cappuccino getrunken und auch damals war von einer Sekunde auf die andere Feierabend.

Aber ich bin ja kein Anfänger. Deswegen habe ich immer einen aktuellen Klon meiner Festplatte, ein Zweitgerät und sogar den teuersten Apple-Service. Also dachte ich mir: halb so wild.

Nur startete der Klon auf meinem zweiten MacBook nicht. Und auch der Migrationsassistent streikte, weil die Betriebssysteme zu weit auseinander waren.

Die letzte Rettung ging nur noch über einen Umweg: Mein defektes MacBook musste den Zweitrechner „wiederbeleben“ und auf den neuesten Stand bringen.

Nur war bei meinem defekten Mac ja ausgerechnet der Bildschirm hinüber, also brauchte ich dafür auch noch einen externen Monitor, worüber ich auf alles zugreifen konnte.

So hing am Ende ein Mac ohne Bild am externen Monitor, daneben der zweite Mac, dazwischen ein Berg Kabel. Arbeiten konnte ich mit keinem davon.

Ich fühlte mich, als hätte mir jemand beide Hände auf dem Rücken gefesselt und die Schnürsenkel gleich mit zusammengebunden.

Weil der Restore einfach nicht durchlaufen wollte, hab ich am nächsten Tag das ganze Konvolut eingepackt und bin damit in den Apple Store.

Beide Macs, externer Monitor und Kabel auf dem Rücken, wie der Weihnachtsmann.

Technik für rund 10.000 Euro im Gepäck, und mit keinem einzigen davon konnte ich in dem Moment arbeiten.

Erst am Abend um 21 Uhr war ich wieder voll arbeitsfähig. Ganze 24 Stunden bin ich wegen allem ausgefallen. Ausgerechnet ich.

Doch das Gute: Meine Daten waren nie in Gefahr, alles lag in der Cloud und auf einer zweiten Platte. Und dass daraus nur ein Tag wurde und keine zwei Wochen, verdanke ich allein dieser Vorbereitung.

Trotzdem stand ich einen kompletten Arbeitstag still. Trotz Klon, Zweitgerät und teuerstem Service. Und das ist der Teil, der wehtut.

Mein Backup war nämlich tadellos. Nur der Weg zurück auf ein laufendes Gerät war es in dem Moment eben nicht. Aber deswegen mal zu Dir, wie gut bist Du denn aktuell auf den Ernstfall vorbereitet?

Patrick Lenz ist Inhaber von top.media, Innovationstreiber & Wissensvermittler.

1. Ein Backup ist noch kein Wiederanlauf

Fast jeder Geschäftsführer, den ich kenne, fährt irgendeine Art von Backup. Und die meisten schlafen deswegen ruhig. Verständlich, so ein Backup zu machen, fühlt sich an wie erledigt.

Nur sichert ein Backup Deine Daten. Es sichert jedoch, wie wir oben sehen, nicht Deine Arbeitsfähigkeit. Denn das sind zwei völlig verschiedene Dinge.

Bei mir lag jede einzelne Datei sauber bereit. Der Klon hatte wirklich alles. Er ließ sich nur auf keinem anderen Gerät starten.

Genau diesen Weg hatte ich zu lange nicht ausprobiert. Ich hatte ihn einfach vorausgesetzt.

Deswegen überleg mal: Hast Du schon einmal wirklich von Deinem Backup aus gearbeitet?

Ich meine nicht kurz nachgeschaut, ob die Dateien noch da liegen. Ich meine einen ganzen Tag so getan, als wäre Dein Hauptgerät für immer weg.

Die wenigsten haben das je gemacht. Und deshalb ist der beste Test der Ernstfall auf Probe.

Alles andere ist ein Versprechen, das Du Dir selbst gibst und noch nie eingelöst hast.

Und ganz ehrlich, das kannst Du besser einmal trocken testen, als wenn Du alles im Ernstfall zum ersten Mal machst. Denn dann bist Du eh schon gestresst.

2. Wie betroffen wärst Du wirklich?

Jetzt könntest Du sagen: gut, dann teste ich eben, ob mein Backup wirklich läuft, Haken dran. Aber die Frage geht tatsächlich noch tiefer.

Denn es gibt einen Trend, der uns heute alle verletzlich macht. Wir haben oft nur noch das eine Gerät. Ein Notebook, alles drauf und damit überall arbeiten. Im Büro, im Zug, am Küchentisch.

Das ist unglaublich bequem. Nur hängt damit eben auch alles an diesem einen Gerät.

Also stell Dir kurz die Gedankenübung vor, die mir nach dem Cappuccino zum ersten Mal kam. Dein Rechner verreckt einfach. Runtergefallen, geklaut, überhitzt, egal warum.

Was heißt das dann für Dich? Drei Fragen entscheiden, wie hart es Dich trifft.

• Sind wirklich alle Daten gesichert?
• Ist das Gerät verschlüsselt, falls es in fremde Hände gerät?
• Und wenn es weg ist, wie lange stehst Du dann still?

Bei den Fragen kannst und solltest Du auch über Deinen eigenen Rechner hinausgehen. Denn dieselbe Übung gilt für jedes System, an dem Dein Unternehmen hängt.

Was, wenn Deine Warenwirtschaft streikt? Deine Branchensoftware? Dein CRM?

Beim Arzt heißt die Frage: Wie kriege ich meine Termine?

Beim Anwalt: Wie komme ich an meine Akten?

Im operativen Betrieb: Läuft die Auftragsabwicklung überhaupt noch?

Und die Gefahr ist selten, dass Deine Technik im Ganzen nicht mehr funktioniert. Oft ist es das eine System, das Dich komplett lahmlegt.

Wer benennen kann, welches das potenziell ist, weiß auch schon, wo er zuerst hinschauen muss.

3. Der Notfallplan, den Du nicht bei Null baust

Wenn Du dieses eine System kennst, brauchst Du einen Plan für den Tag, an dem es still steht. Und ja, das Wort Notfallplan klingt erstmal nach dröger Pflichtübung.

Aber der Plan ist simpler, als Du denkst. Setz Dich einmal hin und nimm Dir genau dieses System vor, sagen wir Deine Warenwirtschaft. Und stell Dir drei einfache Fragen.

• Wer steht still, wenn sie morgen früh nicht hochfährt?
• Was kostet Dich dieser eine Tag, in liegengebliebenen Aufträgen und in Nerven?
• Und wie käme ich zur Not auch ohne sie durch den Tag?

Und keine Sorge, Du fängst dabei nicht bei Null an. Die halbe Arbeit liegt bei Dir vermutlich schon in der Schublade.

Denn wer welche Software nutzt, steht bei Dir meist längst irgendwo: In der Liste der Anwendungen, die Du einem neuen Mitarbeiter installieren lässt. Oder im Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten, das Du für Deinen Datenschutzbeauftragten führst. Da steht schon, welche Rolle mit welchem System arbeitet.

Die letzte Frage ist Dein eigentlicher Notfallplan. Jetzt denkst Du vielleicht: Bei mir hängt doch sowieso alles an Microsoft, da kann ich gar nichts machen.

Und ja, fällt so ein Riese aus, baust Du ihn nicht an einem Tag nach und Du brauchst auch kein zweites Microsoft. Du brauchst die paar Dienste, ohne die bei Dir wirklich nichts läuft. Also geh sie einzeln durch. Telefonie, E-Mail, Dateiablage, Chat.

Frag Dich bei jedem, wie abhängig Du davon bist und was Dein Ersatzweg wäre. Liegt die Mail flach, können die Leute Dich immerhin noch anrufen.

Genau so machen wir das mit unserer Telefonie. Wir telefonieren intern und extern über Teams, aber unsere Rufnummer liegt bewusst bei einem zweiten Anbieter. Fällt Teams aus, leiten wir die Nummer in Minuten auf eine andere Telefonanlage um und sind wieder erreichbar.

So ein Ersatzweg muss nicht mal digital sein. Sehr simpel macht es ein Pflegeheim, das wir betreuen. Fällt dort der Strom aus, ist alles Elektronische weg und das Gebäude muss evakuiert werden.

Dann legen die Pfleger einfach die Bewohnerakte aus Papier aufs Bett, während sie die Leute rausfahren. Wer das Bett draußen übernimmt, Arzt oder Sanitäter, hat sofort alles zur Hand, bis hin zur Medikation.

Analoger geht es nicht und trotzdem rettet es im Notfall den Tag. Vorausgesetzt, die Akte ist aktuell. Denn auch so ein Blatt Papier braucht einen sauberen Prozess. Sonst liegt im Ernstfall die falsche Medikation auf dem Bett.

Dabei musst Du nicht alles gleich tief absichern. Ein Ausfall bei einem Riesen wie Microsoft ist extrem selten, weil dessen Rechenzentren hochverfügbar sind.

Dein eigenes Notebook dagegen fällt viel wahrscheinlicher aus und legt Dich sofort lahm. Dahin gehört Deine Energie zuerst.

Also mach es diese Woche konkret. Schnapp Dir die zwei, drei Systeme, an denen bei Dir wirklich alles hängt.

Dann beantworte für jedes die drei Fragen von oben. Leg für jedes einen Weg zurück fest, digital oder analog.

Und teste einmal einen echten Restore, statt ihn nur anzunehmen. Mehr braucht Dein erster Notfallplan nicht.

Das war der Shortcut für diese Woche!

Dass mein Ausfall am Ende nur 24 Stunden gedauert hat, lag einzig an meiner Vorbereitung. Trotzdem hat selbst einer, der vorbereitet war wie kaum jemand, noch eine ungetestete Lücke gefunden.

Also die ehrliche Frage an Dich: Hast Du Deinen eigenen Weg zurück je wirklich ausprobiert?

Ein Backup zu haben ist der erste Schritt. Der zweite ist zu wissen, dass Du damit auch wirklich weiterarbeiten kannst. Genau da kommen wir ins Spiel.

Wir können mit Dir Deine Backups prüfen, Deinen Wiederanlauf testen und Dir einen simplen funktionierenden Notfallplan entwickeln.

Bis nächsten Donnerstag,
Patrick & das top.media Team